วิธีทำงานให้สำเร็จโดยไม่ต้องทำให้เสร็จทุกเรื่อง

เวลาผมไปบรรยายเรื่องการวัดผล ผมมักจะไม่ค่อยพลาดในการบรรยายเรื่องนี้ครับ เพราะสำหรับผม ผมคิดว่ามันเป็นแนวคิดที่ work มาก

ปัญหาของผู้บริหารส่วนใหญ่คือ เรามักจะมีทรัพยากรจำกัดอยู่เสมอ และถ้าเราเอาทรัพยากรที่จำกัดอยู่แล้ว ไปพยายามแก้ปัญหาหลาย ๆ อย่างพร้อม ๆ กัน เรามักจะแก้ไม่ได้สักปัญหา และทรัพยากรที่มีน้อยอยู่แล้วก็หมดลงไปในที่สุด

แล้วจะให้ทำอย่างไร

สิ่งที่เราควรทำคือเราควรแก้ปัญหาที่มีความสำคัญที่สุดก่อนไงครับ

เหมือนกับกฎของ Pareto หรือหลายคนรู้จักกันในชื่อกฎ 80-20 ที่เขาบอกว่า 20% ของปัญหา มันสร้างความเสียหายทั้งหมด 80% ส่วน 80% ของปัญหาที่เหลือรวมกันมันสร้างความเสียหาย 20% เท่านั้น

ประเด็นคือเราจึงควรจะต้องหาให้เจอว่าปัญหาสำคัญ 20% นั้นอยู่ที่ไหน และตรงนี้แหละครับที่เราสามารถเอาเครื่องมือที่เรียกว่า P-I Matrix มาปรับใช้ได้

P-I Matrix คืออะไร มันก็คือการวัด 2 ด้านได้แก่ Performance (P) หรือระดับของผลการดำเนินงาน กับ Importance (I) หรือระดับความสำคัญ

ดังนั้นเวลาวัดหรือประเมินอะไรก็ตาม อย่าลืมประเมิน 2 ด้านนะครับ คือเรื่องนั้น เราทำได้ดีขนาดไหน และ เรื่องนั้น มันสำคัญกับเราขนาดไหน ส่วนใหญ่แล้วผลการประเมินมันจะอยู่ 1-4 ข้อดังต่อไปนี้

1. เราทำได้ดีมาก และ เรื่องนั้นสำคัญมาก

อันนี้กลยุทธ์ง่าย ๆ คือ เราต้องพยายามรักษาระดับไว้ครับ เราทำได้ดีแล้ว และเรื่องนั้นก็สำคัญมากด้วย เช่น ผมเป็นอาจารย์ หน้าที่ที่สำคัญคือผมต้องสอนหนังสือ และผมก็สอนหนังสือได้ดีมาก แบบนี้ดีแล้วครับ รักษาระดับนี้ไว้

2. เราทำได้ดีมาก แต่เรื่องนั้นไม่ค่อยสำคัญ

อันนี้แปลว่า เราใช้เวลามากเกินไป ใช้ทรัพยากรมากเกินไป หรือพูดง่าย ๆ ว่าเราทุ่มเทผิดที่ครับ แบบนี้ต้องปรับเปลี่ยนใหม่ เช่น ผมจัดแฟ้มเก่งมาก แต่ผมเป็นอาจารย์ ถ้าผมมาใช้เวลามานั่งจัดแฟ้ม อาจจะทำได้ดีสุด ๆ แต่มันเป็นใช้เวลาไปผิดที่ผิดจุดครับ เราควรให้คนอื่นทำเรื่องนี้แทนดีกว่า เอาเวลาไปใช้ทำสิ่งที่สำคัญมากกว่านี้ดีกว่า

3. เราทำได้ไม่ดี แต่เรื่องนั้นก็ไม่สำคัญ

อันนี้ไม่ต้องตกใจครับ เราทำถูกแล้ว เพราะเรามีเวลาจำกัด ผมอาจจะจัดแฟ้มได้ไม่ดี ก็ถูกแล้ว เพราะผมไม่ควรจะไปฝึกจัดแฟ้มให้ดีอยู่แล้ว เพราะมันไม่สำคัญกับอาชีพของผมในฐานะอาจารย์สักเท่าไร

4. เราทำได้ไม่ดี แต่เรื่องนั้นมันสำคัญมาก

อันนี้แหละครับคือจุดที่เราต้องปรับปรุงตัวเองอย่างเร่งด่วน เพราะถ้าปล่อยไปเราแย่แน่ ๆ เช่น ผมสอนไม่ดี แต่การสอนเป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับคนที่เป็นอาจารย์ เอาเวลาที่มีพยายามปรับปรุงการสอนให้ดีที่สุด (อย่ามัวไปนั่งจัดแฟ้ม)

คราวนี้ในบรรดากิจกรรมทั้งหมดที่เราทำ พยายามให้มันอยู่ในแบบที่ 1 กับ 3 ให้มากที่สุดครับ คือ เราควรทำได้ดี ในสิ่งที่สำคัญ (รูปแบบที่ 1) ส่วนที่ไม่สำคัญนัก เราก็ไม่จำเป็นต้องทุ่มเทเวลามาก (เพราะเวลาเราจำกัด) และไม่จำเป็นต้องทำให้ดีนัก (รูปแบบที่ 3) ส่วน รูปแบบที่ 2 (ทุ่มเททำในสิ่งที่ไม่สำคัญ) กับรูปแบบที่ 4 (ทำได้ไม่ดี ในสิ่งที่สำคัญ) พยายามลดลงให้มากที่สุดครับ

คนสำเร็จไม่ใช่คนที่มีเวลาหรือทรัพยากรมากกว่าคนอื่น แต่เป็นคนที่เลือกใช้เวลาและทรัพยากรไปถูกจุดมากกว่าครับ

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho

วิธีทำงานให้ได้ผลลัพธ์มาก โดยใช้เวลาน้อย

อยากทำงานให้สำเร็จมาก ๆ มีผลงานโดดเด่น โดยไม่ต้องมานั่งทำงานหามรุ่ง หามค่ำไหมครับ
ถ้าอยากผมมีเคล็ดลับมาฝากครับ

เล่าเรื่องส่วนตัวให้ฟังก่อนแล้วกันครับ มีหลาย ๆ คนถามผมว่า เอ เห็นผมสอนก็เยอะ แถมยังมีผลงานวิจัย และเขียนหนังสือตั้งหลายเล่ม เอาเวลาที่ไหนนอนเนี่ย 555

ผมก็มักจะตอบว่า ไม่เลยครับ ผมเนี่ยนอนเยอะกว่าหลาย ๆ ท่านอีกครับ ผมนอนตั้งแต่ 3-4 ทุ่มซะด้วยซ้ำ

เอาจริง ๆ นะครับ ผมว่า “เวลาทำงาน” ผมเนี่ย ไม่ได้เยอะกว่าคนอื่น ๆ เลยครับ เผลอ ๆ จะน้อยกว่าหลาย ๆ ท่านด้วยซ้ำไป

หลายท่านพอได้ฟังคำตอบในลักษณะนี้ ก็อาจจะไม่เชื่อ แถมอาจคิดว่า แหม อย่ามาหลอกกันเลย นอนตีหนึ่ง ตีสองแหง ๆ ไม่งั้น งานมันจะออกมาเยอะแบบนี้ได้ไง

เชื่อผม เถอะครับ ผมจะไปหลอกทำไม แต่ที่ผลงานที่มันออกมาดูว่าเยอะนั้น เพราะผมมีเคล็ดลับอย่างหนึ่งครับ ก็ที่กำลังจะเล่าให้ฟังนั่นแหละครับ

คืองี้ครับ ความจริงอย่างแรกที่เราต้องยอมรับคือ “เราไม่สามารถจะเก่งได้ทุกเรื่อง” และ “เราไม่สามารถทำทุกเรื่องในระดับที่ดีที่สุด” ได้

เพราะอะไร ทราบไหมครับ ก็เพราะว่าเรามีเวลาจำกัดไง ถ้าเวลาเราไม่จำกัด เราจะทำทุกเรื่องให้อยู่ในระดับที่ดีที่สุดเหมือนกันหมด มันก็อาจจะทำได้

แต่พอทำไม่ได้ ตรงนี้แหละครับ ที่สำคัญ คือเราต้อง “เลือก” เรื่องที่จะทำให้ดีที่สุดครับ
เลือกอย่างไรเหรอครับ เราเคยได้ยินกฏของ Pareto ไหมครับ ที่เราคุ้นเคยกับคำว่า กฎ 80/20 นั่นแหละครับ

คือปัญหา 10 อย่าง มันจะมีแค่ประมาณ 2 อย่าง (20%) เท่านั้นแหละครับ ที่จะสร้างความสูญเสียได้ถึง 80% ของความสูญเสียทั้งหมด ดังนั้น ถ้าเราเลือกแก้ปัญหาที่สำคัญ 2 อย่างนั้น เราก็จะช่วยลดความสูญเสียลง 80% ได้แล้ว แถมยังมีเวลาว่างเหลืออีกด้วย

ถ้าเทียบกับอีกคนหนึ่งทำงานหามรุ่งหามค่ำ เพื่อแก้ไขปัญหา 8 อย่างที่ไม่สำคัญ กลายเป็นว่าทำงานหนัก แต่ผลงานน้อยซะงั้น

“เลือก” ครับ คือเคล็ดลับที่ผมจะบอก ลองดูดี ๆ ครับว่างานไหน เป็นงานสำคัญ พัฒนาความสามารถของเราตรงนั้น แล้วทำให้ดีที่สุด อย่างผม ผมทราบว่า การสอน กับ วิจัย เป็นงานสำคัญที่สุดในฐานะของอาจารย์ (ในมุมมองผม) ผมก็ทุ่มเทให้กับส่วนนั้น ส่วนงานอื่น ๆ ก็มักจะขอบอกผ่านครับ

แค่นี้ ก็มีผลงานชั้นยอด (ที่เราเลือกแล้ว) ออกมาแล้วครับ แถมยังมีเวลาว่างสำหรับครอบครัวหรืองานอดิเรกต่าง ๆ อีกด้วย ลองนำไปปรับใช้กันดูนะครับ

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho