บทสัมภาษณ์ John Doerr เรื่อง OKRs

วันก่อนได้มีโอกาสอ่านบทความของ Harvard Business Review ชื่อ How VC John Doerr Sets (and Achieves) Goals เขียนโดย Daniel McGinn เห็นว่าน่าสนใจ เลยเอาไปสรุปให้ฟังใน Podcast Nopadol’s Story และเห็นว่าน่าจะมีประโยชน์ เลยขอเขียนสรุปใน Blog นี้ด้วยเลยละกันครับ

ก่อนอื่นเท้าความสักนิดครับว่า John Doerr คือใคร

John Doerr คือผู้บริหารที่เคยได้ทำงานกับ Andy Grove ที่เป็น CEO ของบริษัท Intel ที่ได้เริ่มเอาระบบ OKRs มาใช้ หลังจากนั้น John Doerr ก็ออกมาตั้งบริษัทเป็น Venture Capitalist ที่ได้เอาเงินไปลงทุนใน Startup ต่าง ๆ ซึ่งรวมถึง Intuit Amazon Google Twitter และก็ได้เอาระบบ OKRs ไปใช้กับ Startup เหล่านี้ จนคนทั่วไปรู้จักระบบ OKRs นี้

John Doerr ยังได้เขียนหนังสือชื่อ Measure What Matters ออกมา เพื่อที่จะเล่าให้ฟังว่า OKRs คืออะไร แล้วเอาไปใช้อย่างไร เอาล่ะครับ พอจะรู้จัก John Doerr กันพอสมควรแล้ว มาดูคำถาม คำตอบ ในบทสัมภาษณ์ของ John Doerr จากบทความดังกล่าวดู ผมสรุปให้คร่าว ๆ แล้วกันนะครับ ไม่ได้แปลมาตรง ๆ

ทำไมถึงได้เขียนหนังสือเล่มนี้ 

John Doerr เล่าให้ฟังว่า เขาได้เข้ามาใน Silicon Valley ในยุค 1970s และได้ร่วมงานกับ Andy Grove ซึ่งสอนให้เขารู้จักกับ OKRs หลังจากนั้นเขาได้ลาออกไปในปี 1980 เพื่อเป็น Venture Capitalist ที่ได้เอาเงินไปลงทุนใน Startup อื่น ๆ และเขาได้เอาแนวคิด OKRs ไปใช้ในองค์กรเหล่านั้น และเห็นว่ามันเกิดประโยชน์ เขาเลยอยากเขียนหนังสือเพื่อเล่าเรื่องราวเหล่านี้ให้ฟัง

แล้ว OKRs ทำงานอย่างไร

OKRs คือ Objective and Key Results โดย Objective คือสิ่งที่เราต้องการทำให้สำเร็จ และ Key Results จะบอกว่าเราจะทำสิ่งนั้นได้อย่างไร โดย Objective นั้น จะมีอายุยาวกว่า (คือเรามักจะไม่เปลี่ยนบ่อย) และจะต้องเขียนให้สร้างแรงบันดาลใจ สำหรับ Key Results จะต้องท้าทาย และวัดผลได้ชัดเจน และมีเวลากำหนด และมีจำนวนไม่มากนัก

องค์กรอย่าง Google Intuit หรือ Gates Foundation ก็ต่างใช้ OKRs แล้วทำไม องค์กรอื่น ๆ จึงไม่ยอมใช้

John Doerr บอกว่า มันยากอยู่เหมือนกันสำหรับบางองค์กรที่จะเปลี่ยนวัฒนธรรม ที่จะยอมรับเรื่องความโปร่งใส และ ความรับผิดชอบ และหากองค์กรใหญ่ ๆ มาก ๆ การเปลี่ยนแปลงแบบนั้นต้องใช้เวลา John Doerr บอกว่าบางองค์กร เขาจะทำเป็น Pilot Project ก่อน และที่สำคัญ หากผู้บริหารไม่ได้มีความสนใจอย่างจริงจัง ก็อย่าเริ่มทำเลย

ตัวอย่างในหนังสือมักจะมีแต่ Startup แล้วองค์กรทั่วไปสามารถเอา OKRs ไปใช้ได้ไหม

John Doerr บอกว่าได้ โดยเขาได้ลงทุนใน Startup ที่ชื่อว่า BetterWorks ที่เป็นบริษัทที่ช่วยบริษัทอื่นในการทำ OKRs เขายกตัวอย่างองค์กรอย่าง BMW หรือ Schneider Electric ที่ก็ได้ใช้ OKRs หรือเคยได้ยินว่าบริษัทอย่าง Whole Foods ก็ใช้ OKRs เช่นกัน

ทำไม OKRs ถึงควรจะถูกแยกออกจากระบบการให้ผลตอบแทนและการเลื่อนตำแหน่ง

ในความคิดเห็นของ John Doerr นั้น การเอา OKRs ไปผูกติดกับเรื่องผลตอบแทน จะทำให้คนไม่กล้าตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย ดังนั้นจึงไม่ควรเอา OKRs ไปผูกติดกับเรื่องผลตอบแทน

มีหลายองค์กรเลยที่ตั้งวัตถุประสงค์ระดับองค์กร แต่ไม่ถ่ายทอดลงไปในระดับบุคคล

John Doerr เห็นว่าการถ่ายทอดลงไปในระดับบุคคลสำคัญมาก John Doerr เล่าให้ฟังถึงประโยชน์ 5 ประการ ที่เรียกตัวย่อว่า FACTS ดังต่อไปนี้

F = Focus พนักงานจะทราบว่าเรื่องใดเป็นเรื่องที่สำคัญจริง ๆ
A = Alignment เป้าหมายของแต่ละคนจะสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
C = Commitment ทุกคนจะเห็น OKRs ของแต่ละคน ดังนั้นทุกคนจะมีความพยายามที่จะทำให้สำเร็จมากขึ้น
T = Tracking the progress OKRs จะทำให้ทุกคนเห็นความก้าวหน้าของงานที่ทำ
S = Stretching การตั้งเป้าหมายจะทำได้ท้าทาย

ตอนลงทุนใน Startup การใช้ OKRs ถือว่าเป็นปัจจัยที่ John Doerr ใช้พิจารณาว่าจะลงทุนใช่หรือไม่

John Doerr สนับสนุนเป็นอย่างยิ่งที่จะให้ Startup ที่เขาลงทุนใช้ OKRs แต่ก็ไม่ถึงกับบังคับให้ทำ

OKRs ต่างจากระบบ Agile อย่างไร

John Doerr บอกว่า Agile System เป็นระบบการทำงานในแต่ละวัน แต่ OKRs เหมือนเป็นระบบ Check In รายสัปดาห์มากกว่า

ได้ใช้ OKRs ในชีวิตประจำวันหรือไม่

John Doerr บอกว่า OKRs สามารถนำมาใช้ในชีวิตประจำวันได้เช่นกัน เขายกตัวอย่าง OKRs ของเขา คือการมากินข้าวเย็นกับครอบครัวอย่างน้อย 20 วันต่อเดือน ซึ่งเขามักจะทำได้แค่ 70% คือประมาณ 14-15 วันเท่านั้น แต่เขายืนยันว่าเราสามารถนำมาใช้ได้

นี้คือบทสัมภาษณ์ของ John Doerr ที่เป็นคนที่ได้รับการยอมรับว่าเป็น Guru ทางด้าน OKRs คนหนึ่งเลยทีเดียว ก็เลยขออนุญาตนำมาสรุปให้อ่านดู เผื่อเป็นประโยชน์นะครับ

Credit บทสัมภาษณ์จาก Harvard Business Review เรื่อง How VC John Doerr Sets (and Achieves) Goals,
Credit รูปภาพจาก https://hbr.org/2018/05/how-vc-john-doerr-sets-and-achieves-goals (HBR STAFF/STEVE JENNINGS / STRINGER/GETTY IMAGES)

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho หรือฟัง Podcast Nopadol’s Story ได้ที่ https://nopadolstory.podbean.com/

 

Book Review: Measure what matters

 

ท่ามกลางเสียงเรียกร้องที่เกี่ยวกับเรื่องความล้มเหลวของระบบการวัดผล โดยใช้ Key Performance Indicators (KPIs) แบบเดิม ๆ ที่หลายแห่งก่อให้เกิดปัญหา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการสร้างตัววัดผลที่ไม่ได้ตรงกับงาน หรือไม่ตรงกับกลยุทธ์องค์กร การต่อรองเรื่องค่าเป้าหมาย หรือการจำกัดความคิดให้อยู่ในกรอบแคบ ๆ หรือแม้กระทั่งการใช้ KPIs ที่ทำให้เกิดความแตกความสามัคคี เพราะต่างคนต่างทำงานเพื่อให้ได้เป้าหมายของตนเอง โดยไม่สนใจคนอื่น จึงทำให้ผู้บริหารหลายท่านกำลังมองหาเครื่องมือที่จะสามารถนำมาทดแทนระบบ KPIs แบบเดิม ๆ นี้

และในระยะหลัง หลาย ๆ คนอาจจะเริ่มได้ยินระบบใหม่ที่เรียกว่า Objective and Key Results หรือที่เรียกย่อ ๆ ว่า OKRs ถึงแม้ว่าระบบนี้จะเกิดขึ้นมานานแล้ว แต่เพิ่งได้รับความนิยมจากการที่บริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Google ได้มาเล่าให้ฟังว่าระบบนี้มีส่วนช่วยทำให้บริษัทประสบความสำเร็จเป็นอย่างมาก

จากความนิยมนี้เอง จึงเริ่มมีหลายองค์กรเริ่มคิดที่จะนำเอาระบบนี้มาใช้ โดยในช่วงแรกก็เริ่มจาก Startup ต่าง ๆ ที่ได้ไปศึกษาจาก Google และก็เริ่มนำมาใช้ ต่อมาก็มีองค์กรใหญ่ ๆ มองว่า ระบบนี้ก็น่าจะสามารถนำมาปรับใช้ได้กับองค์กรเช่นกัน แต่เนื่องจากในประเทศไทย ยังไม่มีองค์กรที่ใช้ระบบนี้มากนัก ผู้บริหารจึงจำเป็นที่จะต้องศึกษาผ่านสื่อต่าง ๆ รวมถึงการศึกษาผ่านหนังสือ

ต้องยอมรับว่า ณ ขณะนี้ หนังสือที่เขียนเกี่ยวกับ OKRs ก็ยังมีไม่มากนัก แต่หนังสือเล่มหนึ่งที่เพิ่งตีพิมพ์ในปี 2018 นี้เป็นหนังสือที่มีความน่าสนใจมาก หนังสือเล่มนี้มีชื่อว่า Measure what matters ซึ่งเขียนโดย John Doerr ซึ่งเป็นผู้ที่นำเอา OKRs มาใช้ใน Google

สิ่งที่ทำให้หนังสือเล่มนี้มีความน่าสนใจคือ John Doerr เป็นผู้ที่มีความรู้ในเรื่องของ OKRs ดีเป็นอย่างยิ่ง ตั้งแต่เขาเริ่มทำงานที่ Intel ซึ่งเป็นบริษัทแรกที่นำเอา OKRs ไปใช้ และเมื่อเขาลาออก และมาเป็นนักลงทุนซึ่งได้ลงทุนในบริษัท Google ในระยะเริ่มแรก เขาก็ได้แนะนำให้ Google นำระบบนี้ไปใช้ จน Google ประสบความสำเร็จเป็นอย่างมากจนมาถึงปัจจุบัน

หนังสือเล่มนี้ มีความหนาทั้งหมด 320 หน้าแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ส่วนแรกจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการนำเอา OKRs ไปใช้ในทางปฏิบัติ และส่วนที่สองจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับ วิธีการทำงานใหม่ ๆ ภายใต้ระบบ OKRs

สำหรับในส่วนแรกนั้น สิ่งที่ John Doerr ให้ความสำคัญคือการเล่าให้ฟังถึง Superpower ของ OKRs 4 ด้านได้แก่

1) การสร้างจุดเน้นและการจัดลำดับความสำคัญ (Focus and commit to priorities) ซึ่งหมายถึงว่า OKRs จะทำให้ผู้บริหารเน้นเฉพาะสิ่งที่สำคัญมาก ๆ ที่จะต้องทำให้สำเร็จในแต่ละไตรมาส จึงทำให้ไม่เป็นการกระจายทรัพยากรไปในเรื่องต่าง ๆ อย่างสะเปะสะปะ และทำให้โอกาสที่จะทำในเรื่องที่สำคัญนั้น ๆ ประสบความสำเร็จก็จะสูงขึ้น

2) การทำให้สิ่งที่ทำสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรและมีการทำงานเป็นทีม (Align and connect for teamwork) โดย OKRs จะทำให้เกิดความสอดคล้องกันระหว่างสิ่งที่ผู้บริหารต้องการ กับสิ่งที่พนักงานควรจะทำให้สำเร็จ และยังกระตุ้นทำให้เกิดการช่วยเหลือกัน และการทำงานเป็นทีมข้ามหน่วยงานกันได้ง่ายขึ้น

3) การติดตามและมีคนรับผิดชอบ (Track for accountability) ระบบ OKRs จะมีการติดตามอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ระบบ KPIs แบบเดิม ๆ ที่จะมีการประเมินผลกันแค่ปีละครั้ง และยังมีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนในเรื่องนั้น ๆ

4) การตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย (Stretch for amazing) ระบบ OKRs จะกระตุ้นให้พนักงานแต่ละคนตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย และจะไม่มีการทำโทษหากไม่ถึงเป้าหมายนั้น จึงทำให้พนักงานกล้าที่จะทำอะไรที่ท้าทาย ไม่เหมือนกับระบบ KPIs ส่วนใหญ่ที่จะให้รางวัลเมื่อทำได้ถึงเป้าหมายเท่านั้น จึงทำให้พนักงานพยายามที่จะตั้งเป้าหมายให้ต่ำกว่าความสามารถของตัวเอง

สำหรับในส่วนที่ 2 ของหนังสือเล่มนี้ จะเป็นเรื่องของการทำงานภายใต้ระบบของ OKRs โดยหัวใจหลักจะผ่านสิ่งที่เรียกว่า CFR ดังต่อไปนี้

C คือ Conversation หมายถึง ผู้บริหารเองจำเป็นต้องมีการพูดคุยกับลูกน้องอยู่เสมอ ถึงเรื่องความก้าวหน้าต่าง ๆ ของงาน

F คือ Feedback คือผู้บริหารจะต้องให้ Feedback กับพนักงานเมื่อผลลัพธ์ที่ได้นั้น อาจจะไม่บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ หรือแม้แต่บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ แต่เขาอาจจะสามารถทำได้ดีขึ้นไปอีก Feedback เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้พนักงานรับทราบว่าเขาควรจะต้องทำอะไร อย่างไรต่อไป

R คือ Recognition คือการให้การยอมรับ ซึ่งเป็นการสร้างแรงจูงใจอย่างหนึ่งให้กับพนักงาน เพื่อให้เขาสามารถพัฒนาตนเองและองค์กรมากขึ้นไปอีก

John Doerr ซึ่งเป็นผู้เขียนได้บอกว่า OKRs เมื่อมารวมกับ CFR ก็จะเป็นระบบที่เรียกว่า Continuous Performance Management คือระบบการจัดการผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะแตกต่างกับระบบ KPIs แบบเดิม ๆ ที่เน้นการประเมินผลปีละครั้ง ตอนสิ้นปี ซึ่งอาจจะช้าเกินไป และอาจจะไม่มีความยืดหยุ่น

หนังสือเล่มนี้ นอกจากเขียนได้อย่างชัดเจนแล้ว ยังเป็นหนังสือที่มีกรณีศึกษาจำนวนมาก จุดเด่นอย่างหนึ่ง คือผู้เขียนได้ยกตัวอย่างของกรณีศึกษาในแต่ละเรื่องทันทีหลังจากอธิบายเรื่องนั้นแล้ว โดย องค์กรที่อยู่ในกรณีศึกษาในหนังสือเล่มนี้ มีทั้งองค์กรที่มุ่งแสวงหาผลกำไร เช่น Google Nuna MyFitnessPal Intuit Youtube หรือองค์กรที่ไม่มุ่งแสวงหาผลกำไรเช่น Gates Foundation หรือแม้กระทั่งตัวอย่างของบุคคลเช่น Bono ซึ่งทำโครงการที่ชื่อว่า ONE campaign

หนังสือเล่มนี้จึงเหมาะเป็นอย่างยิ่งสำหรับผู้บริหารที่มีความสนใจในระบบ OKRs และอยากได้ตัวอย่างของบริษัทที่นำไปใช้ ถึงแม้จะเป็นตัวอย่างของบริษัทในต่างประเทศก็ตาม อย่างไรก็ตามหนังสือเล่มนี้ ไม่ใช่หนังสือแบบ How to ที่จะมาบอกรายละเอียดว่า จะใช้ OKRs จะต้องเริ่มอย่างไร เป็นขั้นเป็นตอน แต่จะทำให้คนอ่านเห็นภาพรวมมากกว่า โดยสรุปแล้วสำหรับคนที่สนใจเรื่อง OKRs หนังสือเล่มนี้เป็นหนังสือที่ไม่ควรพลาดด้วยประการทั้งปวง

บรรณานุกรม

Doerr, J. (2018) Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, Penguin Random House, New York.