เวลาผมไปบรรยายเรื่องการวัดผล ผมมักจะไม่ค่อยพลาดในการบรรยายเรื่องนี้ครับ เพราะสำหรับผม ผมคิดว่ามันเป็นแนวคิดที่ work มาก

ปัญหาของผู้บริหารส่วนใหญ่คือ เรามักจะมีทรัพยากรจำกัดอยู่เสมอ และถ้าเราเอาทรัพยากรที่จำกัดอยู่แล้ว ไปพยายามแก้ปัญหาหลาย ๆ อย่างพร้อม ๆ กัน เรามักจะแก้ไม่ได้สักปัญหา และทรัพยากรที่มีน้อยอยู่แล้วก็หมดลงไปในที่สุด

แล้วจะให้ทำอย่างไร

สิ่งที่เราควรทำคือเราควรแก้ปัญหาที่มีความสำคัญที่สุดก่อนไงครับ

เหมือนกับกฎของ Pareto หรือหลายคนรู้จักกันในชื่อกฎ 80-20 ที่เขาบอกว่า 20% ของปัญหา มันสร้างความเสียหายทั้งหมด 80% ส่วน 80% ของปัญหาที่เหลือรวมกันมันสร้างความเสียหาย 20% เท่านั้น

ประเด็นคือเราจึงควรจะต้องหาให้เจอว่าปัญหาสำคัญ 20% นั้นอยู่ที่ไหน และตรงนี้แหละครับที่เราสามารถเอาเครื่องมือที่เรียกว่า P-I Matrix มาปรับใช้ได้

P-I Matrix คืออะไร มันก็คือการวัด 2 ด้านได้แก่ Performance (P) หรือระดับของผลการดำเนินงาน กับ Importance (I) หรือระดับความสำคัญ

ดังนั้นเวลาวัดหรือประเมินอะไรก็ตาม อย่าลืมประเมิน 2 ด้านนะครับ คือเรื่องนั้น เราทำได้ดีขนาดไหน และ เรื่องนั้น มันสำคัญกับเราขนาดไหน ส่วนใหญ่แล้วผลการประเมินมันจะอยู่ 1-4 ข้อดังต่อไปนี้

1. เราทำได้ดีมาก และ เรื่องนั้นสำคัญมาก

อันนี้กลยุทธ์ง่าย ๆ คือ เราต้องพยายามรักษาระดับไว้ครับ เราทำได้ดีแล้ว และเรื่องนั้นก็สำคัญมากด้วย เช่น ผมเป็นอาจารย์ หน้าที่ที่สำคัญคือผมต้องสอนหนังสือ และผมก็สอนหนังสือได้ดีมาก แบบนี้ดีแล้วครับ รักษาระดับนี้ไว้

2. เราทำได้ดีมาก แต่เรื่องนั้นไม่ค่อยสำคัญ

อันนี้แปลว่า เราใช้เวลามากเกินไป ใช้ทรัพยากรมากเกินไป หรือพูดง่าย ๆ ว่าเราทุ่มเทผิดที่ครับ แบบนี้ต้องปรับเปลี่ยนใหม่ เช่น ผมจัดแฟ้มเก่งมาก แต่ผมเป็นอาจารย์ ถ้าผมมาใช้เวลามานั่งจัดแฟ้ม อาจจะทำได้ดีสุด ๆ แต่มันเป็นใช้เวลาไปผิดที่ผิดจุดครับ เราควรให้คนอื่นทำเรื่องนี้แทนดีกว่า เอาเวลาไปใช้ทำสิ่งที่สำคัญมากกว่านี้ดีกว่า

3. เราทำได้ไม่ดี แต่เรื่องนั้นก็ไม่สำคัญ

อันนี้ไม่ต้องตกใจครับ เราทำถูกแล้ว เพราะเรามีเวลาจำกัด ผมอาจจะจัดแฟ้มได้ไม่ดี ก็ถูกแล้ว เพราะผมไม่ควรจะไปฝึกจัดแฟ้มให้ดีอยู่แล้ว เพราะมันไม่สำคัญกับอาชีพของผมในฐานะอาจารย์สักเท่าไร

4. เราทำได้ไม่ดี แต่เรื่องนั้นมันสำคัญมาก

อันนี้แหละครับคือจุดที่เราต้องปรับปรุงตัวเองอย่างเร่งด่วน เพราะถ้าปล่อยไปเราแย่แน่ ๆ เช่น ผมสอนไม่ดี แต่การสอนเป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับคนที่เป็นอาจารย์ เอาเวลาที่มีพยายามปรับปรุงการสอนให้ดีที่สุด (อย่ามัวไปนั่งจัดแฟ้ม)

คราวนี้ในบรรดากิจกรรมทั้งหมดที่เราทำ พยายามให้มันอยู่ในแบบที่ 1 กับ 3 ให้มากที่สุดครับ คือ เราควรทำได้ดี ในสิ่งที่สำคัญ (รูปแบบที่ 1) ส่วนที่ไม่สำคัญนัก เราก็ไม่จำเป็นต้องทุ่มเทเวลามาก (เพราะเวลาเราจำกัด) และไม่จำเป็นต้องทำให้ดีนัก (รูปแบบที่ 3) ส่วน รูปแบบที่ 2 (ทุ่มเททำในสิ่งที่ไม่สำคัญ) กับรูปแบบที่ 4 (ทำได้ไม่ดี ในสิ่งที่สำคัญ) พยายามลดลงให้มากที่สุดครับ

คนสำเร็จไม่ใช่คนที่มีเวลาหรือทรัพยากรมากกว่าคนอื่น แต่เป็นคนที่เลือกใช้เวลาและทรัพยากรไปถูกจุดมากกว่าครับ

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho