7 วิธีทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ

หลาย ๆ คนอาจจะเคยมีประสบการณ์ที่วัน ๆ มีแต่การประชุม เริ่มตั้งแต่ 9 โมงเช้า รู้ตัวอีกทีก็ 5 โมงเย็นแล้ว
.
แต่ถ้าการประชุมมันให้ผลที่ดี ตรงนั้นก็คงไม่น่าจะเสียดายเวลาสักเท่าไร แต่หลาย ๆ ครั้ง มันไม่เป็นอย่างนั้นสิ มันกลายเป็นว่า เราเข้าประชุมโดยที่อาจจะไม่ได้มีอะไรที่เกี่ยวกับเราสักเท่าไร หรือบางที ถึงจะเกี่ยว แต่ประชุมจนจบ ทุกอย่างก็เหมือนเดิม
.
.
จนหลาย ๆ ครั้ง การประชุมนี่แหละเป็นกิจกรรมที่สิ้นเปลืองเวลา และไม่มีประสิทธิภาพมากที่สุดกิจกรรมหนึ่งขององค์กรเลย
.
.
คำถามคือ แล้วจะทำอย่างไรดี
.
นักธุรกิจชั้นนำอย่าง Jeff Bezos หรือ Elon Musk ก็คือพูดเรื่องนี้ไว้อย่างน่าสนใจเหมือนกัน Jeff Bezos ตั้งกฏที่เรียกว่า 2-Pizza Team ขึ้นมา คือ เวลาจะตั้งทีมขึ้นมา อย่าให้มันใหญ่มากนัก วิธีมองง่าย ๆ คือทีมนั้นเวลาจะทานอาหารด้วยกัน ต้องใช้ Pizza ไม่เกิน 2 ถาด มากกว่านั้น แปลว่าทีมมันเทอะทะ และผมก็เลยสรุปไปด้วยว่า เวลาทีมมันเทอะทะ ประชุมกันก็ยาก และใช้คนมากโดยไม่จำเป็นด้วย
.
ส่วน Elon Musk เขาก็มักจะถามคนที่ร่วมประชุม ที่ไม่ได้พูดอะไรว่า “คุณเข้ามาทำไม” ดูเป็นคำถามที่บางคนอาจจะรู้สึกว่าหยาบคายนะครับ แต่มันตรงประเด็นดี คือ ถ้าเข้ามาแล้ว นั่งเฉย ๆ มันก็แปลว่า เขาไม่ต้องเข้าก็ได้จริงไหม (ยกเว้นต้องการจะแค่บอกกล่าว แต่ถ้าแค่นั้น ใช้วิธีสื่อสารอื่นก็ได้) และจริง ๆ ความผิดอาจจะไม่ใช่คนเข้าด้วยซ้ำ อาจจะผิดตั้งแต่คนเชิญเข้าประชุมแล้ว
.
.

เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ผมมีข้อเสนอแนะ 7 ข้อสั้น ๆ ดังนี้ครับ

1. มีเฉพาะคนที่เกี่ยวข้อง

การประชุมที่ดี เราไม่จำเป็นต้องเชิญคนทุกฝ่าย ทุกแผนกมาหรอกครับ เลือกเอาเฉพาะคนที่คิดว่าเกี่ยวข้องจริง ๆ หรือ คนที่เราต้องการความคิดเห็นของเขาจริง ๆ เข้ามาก็พอ

2. มีหัวข้อการประชุมที่ชัดเจน

เวลาจัดประชุม สิ่งที่สำคัญมาก ๆ คือ หัวข้อการประชุม หรือที่เรียกกันว่า Agenda ตรงนี้ต้องชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น เพราะหากบางคนคิดว่ามันไม่เกี่ยวกับเขา เขาจะได้ไม่ต้องมาเข้าประชุม (ถึงจะถูกเชิญ แต่เขาก็จะสามารถชี้แจงได้ว่า อันนี้ไม่เกี่ยวกับเขา) รวมทั้งเวลาประชุมด้วยครับ พยายามอย่าออกไปนอกเรื่องมากนัก ไม่งั้นประชุมไป ประชุมมา ไม่รู้ว่า กำลังคุยอะไรกันอยู่

3. ตรงต่อเวลา

การประชุมมันมีต้นทุนสูงนะครับ ลองนับคนที่เข้าว่า แต่ละคนเงินเดือนเท่าไร หารออกมาแล้ว เชื่อไหมครับ บางทีการประชุมครั้งเดียวมีต้นทุนเป็นแสน แต่บางคนมองไม่เห็นตรงนี้ ดังนั้นเรื่องเวลาจึงสำคัญมาก เริ่มให้ตรงเวลา และเลิกให้ตรงเวลา อย่าประชุมกันแบบ นัดเพื่อนกินข้าว พูดไปเรื่อย ๆ ไม่มีกำหนด แบบนี้ น่าเสียดายเวลาเป็นอย่างมาก

4. เตรียมข้อมูลมาก่อน

บางการประชุมที่ผมเคยเจอ คือ ข้อมูลไม่ได้เตรียมมาก่อน มานั่งหาข้อมูลกันระหว่างประชุม จนกลายเป็นเสียเวลาไปอีก ข้อมูลอะไรที่สำคัญและจำเป็นควรจัดทำมาก่อน ยกเว้นบางอย่างเท่านั้น ที่เผอิญเป็นประเด็นขึ้นมา อันนี้เข้าใจได้ แต่ส่วนใหญ่ไม่ควรเป็นแบบนั้นนะครับ

5. พูดให้อยู่ในประเด็น

การประชุมหลาย ๆ ครั้ง บางทีจะมีการอภิปรายนอกประเด็นอยู่เรื่อย ๆ ถ้ามีบ้างคงไม่เป็นไร แต่บางทีมันเลยเถิดไปไกลมาก จนตอนสุดท้าย หัวข้อที่จะประชุมไม่ได้ประชุม กลายไปเป็นเรื่องอื่น ๆ ไปซะอย่างนั้น แบบนี้ไม่ดีแน่ ๆ ครับ

6. ประชุมเสร็จแล้วควรมี Action

หลาย ๆ การประชุม กลายเป็นที่ที่จะมาระบายความในใจกันซะมากกว่า คือ เป็นที่ที่หลายคนบ่นว่า อันนั้นไม่ดี อันนี้ไม่ดี แต่สุดท้ายจบการประชุมก็แยกย้ายกันไป เพื่อสัปดาห์หน้าจะได้มารวมตัวกันบ่นให้ฟังใหม่ การประชุมแบบนี้ จะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์กับองค์กรแต่อย่างใด สิ้นสุดการประชุมมันควรจะมี outcome ให้ชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้าง อย่างไร

7. อย่าใช้อารมณ์

คือไม่ได้หมายความห้ามมีอารมณ์ใด ๆ เลยนะครับ แต่หมายความว่า อย่าให้อารมณ์มาครอบงำการประชุม ผมเคยเจอการประชุมที่สุดท้ายกลายเป็นการทะเลาะกัน เมื่อคนมีอารมณ์ เหตุผลมันก็หาย คือไม่ฟังอะไรทั้งสิ้นแล้ว ฉันจะต้องจัดการแกให้อยู่หมัด อะไรทำนองนี้ การประชุมแบบนี้ นอกจากเสียเวลาแล้ว ยังเสียบรรยากาศการทำงานอีกต่างหาก พยายามหลีกเลี่ยงให้มากที่สุดครับ

ก็เป็นอีกข้อเสนอแนะแล้วกันนะครับ สำหรับการประชุม หวังว่าน่าจะเป็นประโยชน์ และขอให้ทุกคนมีการประชุมที่ดีและมีประสิทธิภาพครับ

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho หรือฟัง Podcast Nopadol’s Story ได้ที่ https://nopadolstory.podbean.com/

ยิ่งประชุมมาก ยิ่งทำงานน้อย

ผมว่าหลายคนคงเคยอยู่สถานการณ์แบบนี้ คือ ในแต่ละวันมีการประชุมเต็มไปหมด มันเยอะซะจน แทบจะไม่มีเวลาทำงาน สิ่งที่น่าประหลาดใจคือทำไม เราถึงมีการประชุมเยอะแยะขนาดนี้ ผมขอแบ่งลักษณะของที่มาของการประชุม ดังต่อไปนี้ครับ

อย่างแรก คือ ประชุมที่ทำกันปกติ

คือพวกประชุมประจำสัปดาห์ ประจำเดือนอะไร ประมาณนั้น ประชุมในรูปแบบนี้ เราประชุม เพราะมันเคยประชุมกันแบบนี้มาตั้งนานแล้ว พวกการประชุมประจำฝ่ายงานหลาย ๆ ครั้งก็เป็นแบบนี้ ก็เราเคยประชุมกันทุกเช้าวันจันทร์ไง เพราะฉะนั้น พอถึงเช้าวันจันทร์ เราก็เลยต้องมาเจอกัน เชื่อไหมครับ บางทีเรื่องที่ประชุมยังไม่มีเลย ก็ยังต้องมาประชุมกัน

อย่างที่สอง ประชุมเพื่อแก้ปัญหา

อันนี้ ฟังดูดีขึ้นมาหน่อย คือ ก็มันมีปัญหาไง ก็เลยต้องนัดประชุมเพื่อแก้ปัญหา แต่เอาเข้าจริงแล้ว หลาย ๆ ครั้ง การประชุมแบบนี้ มันไม่ได้ช่วยแก้ปัญหา แต่มันออกไปทาง ซื้อเวลาซะมากกว่า คือ พูดง่าย ๆ คือ อะไรที่เรายังไม่อยากแก้ เราก็ต้องคณะกรรมการมาศึกษาก่อน และก็ประชุมกันไปเรื่อย ๆ คือมันยังคิดไม่ออก ก็ประชุมกันไป เพราะฉะนั้นในหลาย ๆ องค์กร เราจะเห็นคณะกรรมการผุดขึ้นราวกับดอกเห็ด ใครร้องเรียนเรื่องอะไร ก็ตั้งคณะกรรมการมาศึกษา แบบนี้ วัน ๆ เราก็จะมีแต่งานประชุมล้วน ๆ ไม่ต้องทำงานทำการกันล่ะ

อย่างที่สาม ประชุมเพื่อแจ้งข่าวสาร

อันนี้ก็เป็นรูปแบบการประชุมที่ในความเห็นของผม คือ มันเสียเวลามาก คือมาถึงก็คุยเรื่อง “แจ้งเพื่อทราบ” เป็นชั่วโมง ถ้าจะแค่แจ้งเพื่อทราบเนี่ย ส่ง email มาก็ได้ หรือจะเป็น Line Facebook บันทึก เรามีตั้งหลายช่องทางนะครับ ทำไมต้องมาเสียเวลามาเจอหน้ากัน และแจ้งข่าวสารเหล่านี้ ซึ่งหลาย ๆ ข่าวที่แจ้ง บางทีคนที่เข้าประชุมก็รู้มาก่อนหน้านั้นแล้วด้วยซ้ำไป

อย่างสุดท้าย ประชุมเพื่อหาข้อตกลง

เช่น ประชุมเพื่อเลือกหัวหน้า ประชุมเพื่อเลือกตัวแทน ในการประชุมทั้งหมด ผมว่าอันนี้ ดูเข้าท่าที่สุด เพราะก่อน ที่เลือกหัวหน้า หรือตัวแทน คนที่ถูกเลือก หรือ คนที่จะไปเลือกเขา ก็อาจจะมีข้อคำถามที่อยากถาม หรือ อยากตอบ การประชุมที่เจอหน้ากันมันจะทำให้การสื่อสารทำได้ง่ายกว่า อย่างไรก็ตาม ขออย่างเดียว คือสุดท้ายควรจะได้ข้อตกลงออกมานะครับ ไม่งั้น ก็เข้าอีหรอบเดิม ก็คือ ประชุมกันไม่รู้จักหยุดหย่อน

จริง ๆ ก็ไม่ได้ต่อต้านการประชุมทุกประเภทหรอกนะครับ แต่อยากให้เราใช้เวลาอย่างคุ้มค่ามากที่สุด จริง ๆ คำถามอันหนึ่งที่สามารถนำไปเช็คได้ว่าการประชุมนั้นมันมีคุณค่าหรือเปล่าคือคำถามที่ว่า

“หลังจากประชุมแล้ว เราได้ความรู้ใหม่ ๆ อะไรบ้าง หรือ เราได้ข้อตกลงอะไรที่เป็นประโยชน์บ้าง”

ถ้าตอบคำถามข้อนี้ไม่ได้ ผมว่าเราป่วยการที่จะประชุมครับ เสียเวลาเปล่า ๆ เพราะเวลาทั้งหมดมันจำกัดจริงไหมครับ ยิ่งเราประชุมกันมากเท่าไร ก็แปลว่า เวลาทำงานเราน้อยลงไปเท่านั้น

Jeff Bezos ผู้ก่อตั้ง Amazon ซึ่งปัจจุบันคือผู้ค้าปลีกระดับยักษ์ใหญ่ของโลก ได้ตั้งกฎที่เรียกว่า Two Pizza Rule ขึ้นมา กฎนี้บอกว่า เราไม่ควรมีการประชุมใดที่ เวลาเลี้ยงอาหารแล้วใช้ Pizza เกิน 2 ถาด พูดง่าย ๆ ก็คือ ไม่ควรจะมีคนจำนวนมากมาประชุมร่วมกัน เพราะคนยิ่งมาก ประโยชน์ยิ่งน้อย

ก็ไม่รู้ว่า จะทำอย่างไรให้เกิดขึ้นในองค์กรต่าง ๆ นะครับ เอาเป็นว่า ถ้าจะประชุม ขอให้มันจำเป็นจริง ๆ น่าจะดีที่สุดครับ

ปล. ขณะที่เขียนเรื่องนี้อยู่ มีประชุมประมาณ 3 ชั่วโมงต่อวัน 5 วันต่อสัปดาห์ครับ 555

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho

NATO ปรากฎการณ์ที่เกิดขึ้นในหลายองค์กร

คิดว่าหลายคนคงเคยได้ยินคำว่า NATO นะครับ จริง ๆ คำว่า NATO ย่อมาจาก North Atlantic Treaty Organization ซึ่งเป็นความร่วมมือทางทหารของอเมริกาเหนือจากประเทศทางทวีปยุโรป เพื่อปกป้อง และ คลี่คลายสถานการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในโลกนี้

แต่ NATO ที่ผมเขียนถึงนี้ มันเป็นคำล้อที่เอามาใช้เปรียบเทียบครับ คือ เขาบอกว่า NATO มาจากคำว่า No Action Talk Only ประมาณว่า ไม่ทำอะไร พูดอย่างเดียว

และที่หยิบยกประเด็นนี้ขึ้นมา เพราะผมว่าเดี๋ยวนี้เราเริ่มมีผู้บริหารหรือคนทำงานประเภทนี้เยอะขึ้นเรื่อย ๆ นะครับ

ที่ทำงานเคยเจอไหมครับ มีปัญหาอะไร แทนที่จะพยายามแก้ปัญหา โดยการกระทำ แต่เรามักจะแก้ปัญหากันด้วยคำพูด เช่น ยอดขายลดลง เราก็บอกว่า ต้องทำอย่างนี้สิ ทำอย่างนั้นสิ แต่พอออกจากห้องประชุมไป ก็ไม่ได้มีใครทำอะไร

คือเก่งเฉพาะตอนออกความคิดเห็น แต่ถ้าให้ทำ ก็ไม่ทำนะครับ หรือแย่กว่านั้น เชื่อไหมครับว่าให้ทำจริง ๆ ก็ทำไม่ได้!

ลักษณะของการทำงานแบบ NATO จะมีลักษณะอย่างนี้ครับ

ข้อที่ 1 ชอบเสนอให้ตั้งคณะกรรมการทำการศึกษา คือไม่ว่าอะไร ตั้งกรรมการไว้ก่อน แล้วก็นัดประชุมกันไปเรื่อย ๆ พอจะออกมาเป็น Solution ก็จะเจอ NATO ชุดที่สองบอกว่า แหม เราต้องรอบคอบสิ ตั้งกรรมการอีกชุดมาตรวจสอบอีกครั้ง แบบนี้วนไปเรื่อย ๆ สุดท้ายเวลาผ่านไป ปัญหาก็ยังไม่ได้แก้ จริง ๆ ผมก็ไม่มีปัญหาอะไรในการตั้งกรรมการหรอกนะครับ การคิดรอบคอบเป็นสิ่งที่ดี แต่เป้าหมายของการตั้งคือมันต้องออกมาเป็น Solution แล้วเอาไปทำ ไม่ใช่เสนอให้ตั้งกรรมการขึ้น เพื่อแค่ซื้อเวลา

ข้อที่ 2 วิจารณ์เชิงตำหนิเก่ง คือถ้ามีคนเสนอว่าไปทางซ้าย คนกลุ่มนี้ เขาจะหาเหตุผลได้หลายร้อยหลายพันข้อ ว่าทางซ้าย มันไม่ดีนะ มันแย่ มันไม่ควรเลือก แต่ถ้าเขาสรุปว่า งั้นไปทางขวาก็แล้วกัน คนกลุ่มนี้ก็จะมีเหตุผลหลายร้อยหลายพันข้ออีกเช่นกันว่า ทางขวาก็แย่ ก็ไม่ดี คือมักจะหาข้อสรุปไม่ได้นั่นแหละครับ การวิจารณ์ที่ดีและมีประโยชน์คือการวิจารณ์ที่มีพร้อมข้อแนะนำครับ มันง่ายที่จะติครับ แต่ติเสร็จแล้ว บอกด้วยสิครับว่า แล้วควรทำอย่างไร ไม่ใช่บอกแค่ว่าที่คุณคิดน่ะมันห่วยมาก แล้วจบ บอกสิครับว่า แล้วผมแนะนำให้ทำอะไรต่อ ที่มันน่าจะดีกว่า แบบนี้เป็นการวิจารณ์ที่มันสร้างสรรค์

ข้อที่ 3 เป็นคนที่ไม่ค่อยมีผลงานที่ชัดเจนว่าเคยทำอะไรสำเร็จมาบ้าง ไม่ได้หมายความทุกคนนะครับ แต่เท่าที่สังเกตเห็นคือคนที่พูดเยอะ ๆ มักจะเป็นคนที่ไม่ค่อยได้ทำอะไรในสิ่งที่เขาพูด หนักกว่านั้น บางทีเชื่อไหมครับ สิ่งที่เขาวิจารณ์นั้น ตัวเขาเองก็ไม่เคยมีประสบการณ์ซะด้วยซ้ำ ที่น่าทึ่งกว่านั้น คือ สิ่งที่เขาวิจารณ์คนอื่นนั้น ตัวเขาก็ทำเหมือนคนนั้นนั่นแหละ เหมือนเราวิจารณ์ว่า นี่ คุณมาสาย มันแย่มากเลยนะ แต่เรามาสายเป็นประจำ ยังไงยังงั้นเลยครับ

ข้อที่ 4 ชอบการประชุม โดยเฉพาะการประชุมที่มีเรื่องให้ดราม่าเยอะๆ คนกลุ่มนี้ เห็นการประชุมเป็นขนมหวานครับ เพราะการประชุม มันเป็นเวทีให้เขาได้พูด ซึ่งเป็นสิ่งที่เขาโปรดปรานมากที่สุด ผมชอบแนวคิดของ Jeff Bezos ครับ ที่ Amazon ที่เขาเป็นเจ้าของนั้น เวลาเขาจะมีการประชุม เขามีกฎที่เรียกว่า Two-Pizza Rule คือเขาจะไม่เรียกประชุม โดยมีคนเกินกว่าที่จะต้องเลี้ยง Pizza เกิน 2 ถาด เพราะยิ่งคนมาก ก็ยิ่งเรื่องเยอะ และไม่ได้สิ่งที่ต้องการ จริง ๆ การประชุมเป็นสิ่งที่ดีนะครับ แต่การประชุมที่เต็มไปด้วยคำพูดที่มันไม่ได้สร้างสรรค์ เอาแต่จะเอาชนะกัน ไม่ได้มีเหตุผล แต่ใช้อารมณ์กันล้วน ๆ (แต่ก็อ้างว่า เรามีเหตุผลนะ) แบบนี้เสียเวลาเปล่าครับ

ที่เขียนมาทั้งหมด ไม่ได้ตั้งใจจะตำหนิใคร แต่อยากเขียนเตือนตัวเองไว้ครับ จริง ๆ แล้วที่มาของข้อเขียนนี้ก็คือ ผมเริ่มสังเกตว่ามันมีลักษณะการทำงานแบบนี้มากขึ้นเรื่อย ๆ และก็เคยบ่นให้กับหลาย ๆ คนฟังเหมือนกัน แต่ก็กลับมาคิดกับตัวเองเหมือนกันว่า เอ ถ้าเราเอาแต่บ่น แต่ไม่ทำอะไร เราก็เป็นคนหนึ่งที่เป็น NATO เหมือนกันนะ

ดังนั้น ก็เลยคิดว่า งั้นขอเป็นส่วนหนึ่งที่จะช่วยลดลักษณะนิสัยนี้ลงก็ละกัน เลยคิดว่า เขียนเป็นบทความนี่แหละ เผื่อมันจะไปทำให้บางท่านเริ่มกลับมาคิดว่า เอ … นี่มันเรานี่หน่า เราน่าจะเปลี่ยนได้แล้วนะ ถ้าเป็นแบบนั้นผมจะดีใจมากเลย

และจริง ๆ ก็ไม่ได้คาดหวังว่า ทุกคนที่มีลักษณะแบบนี้ อ่านแล้ว จะรู้สึกว่าน่าจะปรับตัวกัน 100% หรอกนะครับ เพราะอย่างที่ว่า ถ้าเขารู้ เขาก็คงไม่ทำตั้งแต่แรกแล้ว และก็คาดว่า หลายคนอาจจะต่อต้านซะด้วยซ้ำ แต่ถ้ามีสัก 1 ใน 100 คน ที่สามารถปรับตัวให้ดีขึ้นได้ แค่นี้ก็ถือว่าสำเร็จแล้วล่ะครับ

เน้นย้ำนะครับว่า ผมไม่ได้ต่อต้านอะไรกับ การวิจารณ์ในเชิงบวก ไม่ได้ต่อต้านอะไรกับการคิดให้ดีก่อนที่จะทำ แต่ที่กำลังสื่อคือ เราอย่าเอาแต่วิจารณ์โดยไม่มีข้อเสนอแนะที่ดี หรือเอาแต่วิจารณ์แต่ไม่ได้ลงมือทำ

ถือว่าอันนี้คือข้อเสนอแนะของผมแล้วกันนะครับ และถือว่าผมได้เริ่มต้นทำสิ่งเล็ก ๆ อันนี้ เพื่อให้สังคมการทำงานเราดีขึ้นละกันครับ

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho