สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนนำเอา OKRs ไปใช้

พอเราออกแบบ OKRs เสร็จแล้ว สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนนำเอา OKRs ไปใช้ มีดังต่อไปนี้

1. วัตถุประสงค์ที่ตั้งขึ้นนั้น ทำให้เรารู้สึกท้าทายและอยากที่จะทำหรือไม่

ตรงนี้สำคัญมากนะครับ เพราะ OKRs นั้นจะถูกดึงดูดด้วยแรงจูงใจภายในมากกว่าแรงจูงใจภายนอก พูดง่าย ๆ ทำสำเร็จแล้ว เราจะไม่ได้รับรางวัลเป็นเงิน แต่เราจะได้ความสุขจากการได้ทำสิ่งนั้น ดังนั้นเมื่อเราได้รับอิสระในการตั้งวัตถุประสงค์ เราจึงควรคิดให้รอบคอบ เลือกวัตถุประสงค์ที่เราอยากทำจริง ๆ ถ้าเราเลือกได้แบบนั้น โอกาสที่เราจะทำ OKRs ได้สำเร็จอย่างมีความสุขก็จะเพิ่มมากขึ้น

2. ผลลัพธ์หลักที่เราสร้างขึ้นวัดผลได้ชัดเจนหรือไม่

เวลาเราเขียนผลลัพธ์หลักแล้ว ให้เรากลับมาพิจารณาอีกครั้งครับว่ามันวัดได้จริงหรือไม่ วิธีที่ใช้ตรวจสอบง่าย ๆ เพื่อตอบคำถามข้อนี้ก็คือลองวัดเลยว่าค่าปัจจุบันเป็นเท่าไร และถ้าผลลัพธ์หลักเราวัดได้จริง จะให้ใครมาวัดก็ควรจะได้ค่าเท่ากันหรือใกล้เคียงกัน

3. เราได้มองเห็น OKRs ของคนอื่น ๆ ก่อนที่จะออกแบบ OKRs ของเราหรือไม่

คือไม่ได้ให้ลอกคนอื่นนะครับ แต่เราจะตั้ง OKRs ของเราไม่ได้เลย ถ้าเราไม่ได้เห็น OKRs ที่อยู่ระดับบนก่อน เพราะอย่างที่เคยเล่าไปก่อนหน้านี้คือ OKRs นอกจากที่เราจะเลือกสิ่งที่เราอยากทำแล้ว เราต้องเลือกสิ่งที่องค์กรอยากได้ก่อน ดังนั้นถ้าเราไม่เห็น OKRs ระดับบน เราก็จะไม่รู้ว่าองค์กรเราอยากได้อะไร ไม่ใช่แค่ระดับบนเท่านั้น เราควรเห็น OKRs ของฝ่ายอื่น ๆ ด้วย เพื่อที่จะทำให้มั่นใจว่า OKRs ที่เราเขียนสอดคล้องกันกับฝ่ายอื่น ๆ หรือถ้าไม่สอดคล้องเพราะทำงานไม่เหมือนกัน อย่างน้อยก็ต้องไม่ขัดแย้งกัน

4. เราเขียน OKRs เป็น to-do list หรือไม่

ใน OKRs มีคำว่า “ผลลัพธ์หลัก” อยู่ ดังนั้นเราวัดผลลัพธ์นะครับ ไม่ได้วัดกิจกรรม ผมไม่ได้ห้ามการทำ to-do list แต่ to-do list ไม่ใช่ OKRs เพราะมันยังเป็นแค่กิจกรรมที่เราควรทำ ถ้าเราเริ่มเขียนเป็นกิจกรรม ลองถามตัวเองดูครับว่า กิจกรรมเหล่านั้นเราทำไปเพื่ออะไร แล้วเอาผลลัพธ์นั้นมาเขียนใน OKRs ครับ

5. OKRs ที่เราสร้างขึ้นนั้นมีความสอดคล้องกับ OKRs อื่น ๆ หรือไม่

ปกติความสอดคล้องของ OKRs จะมีอยู่ 2 รูปแบบเป็นหลักคือความสอดคล้องในแนวตั้ง (Vertical Alignment) และความสอดคล้องในแนวนอน (Horizontal Alignment) ความสอดคล้องในแนวตั้งก็คือการตรวจสอบว่า OKRs เราสอดคล้องกับของหัวหน้าเราไหม และ OKRs ที่ลูกน้องเราเขียนสอดคล้องกับ OKRs ของเราไหม ส่วนความสอดคล้องในแนวนอน คือการตรวจสอบว่า OKRs ที่เราตั้งขึ้นนั้นไปสนับสนุน OKRs ของฝ่ายอื่น ๆ บ้างไหม ถ้าสนับสนุนกันเราอาจจะพูดคุยกัน วางแผนร่วมกันได้ หรือ OKRs ฝ่ายอื่น ๆ สนับสนุน OKRs ของเราบ้างไหม ถ้าใช่ก็พูดคุยกันได้

ในกรณีที่ OKRs เราไม่ได้สอดคล้องกับฝ่ายงานอื่น ก็ไม่เป็นไร ขอเพียงแค่ว่า OKRs เราไม่ได้ไปขัดแย้งกันกับหน่วยงานอื่นก็พอ แต่ถ้าเกิดความขัดแย้งกันเกิดขึ้น เราจำเป็นที่ต้องพูดคุยกันก่อน เช่น ถ้า OKRs ของฝ่ายการตลาดคือเรื่องการขยายส่วนแบ่งการตลาด แต่ OKRs ของฝ่ายผลิตไปเน้นเรื่องการปรับปรุงกระบวนการผลิต ซึ่งอาจจะไม่สามารถผลิตได้มากเท่าที่ฝ่ายตลาดอยากขาย แบบนี้ 2 ฝ่ายนี้ควรคุยกัน

หากว่าคุยกันได้ เช่น ฝ่ายตลาดบอกว่าเป็นความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องขายให้ได้เพิ่มขึ้นในไตรมาสนี้ ไม่เช่นนั้นลูกค้าอาจจะไปซื้อจากคู่แข่ง แบบนี้ฝ่ายผลิตอาจจะต้องเลื่อน OKRs ที่เกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการผลิตออกไปก่อน และมา Focus เรื่องการผลิตให้ได้มากที่สุดให้ได้ตามที่ฝ่ายตลาดต้องการ แต่ถ้าฝ่ายผลิตก็มีความเห็นว่าการปรับปรุงกระบวนการเป็นเรื่องเร่งด่วน ฝ่ายตลาดอาจจะหาทางออกอื่น ๆ เพื่อรักษาลูกค้าไว้ โดยเลื่อน OKRs เรื่องการขยายส่วนแบ่งการตลาดออกไปก่อน

แต่ถ้าทั้ง 2 ฝ่ายตกลงกันไม่ได้ เพราะต่างฝ่ายต่างมีเหตุผลของตัวเอง ก็จำเป็นที่จะต้องนำเอาเรื่องนี้ไปปรึกษากับผู้บริหารระดับสูงขึ้นไปเพื่อให้ตัดสินใจเลือก หากผู้บริหารเลือกแล้ว อีกฝ่ายหนึ่งก็อาจจะต้องปรับ OKRs ให้สอดคล้องต่อไป ในส่วน OKRs ที่ตั้งใจจะทำนั้นก็อาจจะเลื่อนออกไปก่อน และหา OKRs อื่นที่อยากทำและตอบโจทย์องค์กรทำแทน เป็นต้น

เพื่อให้เราเห็นความสอดคลองนี้ องค์กรจำเป็นต้องมีระบบที่ทำให้พนักงานสามารถมองเห็น OKRs ของคนอื่น ๆ ด้วย ไม่ว่าจะผ่าน Software หรือจะเป็นพวก Online Spreadsheet หรือแม้กระทั่งแปะบอร์ด หรือให้มีการนำเสนอเพื่อให้ทุกคนได้ทราบ ในส่วนของหัวหน้าก็ต้องคอยดู OKRs ของลูกน้องด้วยว่ามีความขัดแย้งในมุมใดบ้าง เพื่อจะได้บอกลูกน้องว่าควรพูดคุยกันเพื่อสร้างความสอดคล้องได้ต่อไป

เหล่านี้คือกระบวนการหลัก ๆ ที่ควรจะตรวจสอบก่อนที่เราจะเริ่มนำเอา OKRs ไปใช้ต่อไป

ติดตามผลงานอื่น ๆ ได้ทาง Page Nopadol’s Story หรือ Nopadol’s Story Podcast ใน Podbean Soundcloud Apple Podcast Spotify YouTube หรือ Blockdit