สิ่งที่ต้องทำในการใช้ OKRs

ตอนนี้อยากจะมาลงรายละเอียดทีละขั้นตอนเลยว่า สิ่งที่ต้องทำในการใช้ OKRs มีอะไรบ้าง แต่ต้องขอบอกก่อนนะครับว่า สิ่งที่ต้องทำเหล่านี้เป็นเพียงข้อแนะนำไม่ได้หมายความว่าทุกองค์กรจะต้องดำเนินตามแบบนี้ 100% องค์กรสามารถนำไปปรับให้เหมาะสมกับลักษณะการทำงานขององค์กรได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องกรอบระยะเวลา

ขั้นการออกแบบ OKRs

โดยปกติแล้วเราจะเริ่มออกแบบ OKRs ก่อนจะถึงต้นปีหรือต้นไตรมาส บางที่อาจจะเริ่มตั้งแต่ประมาณ 1 เดือนครึ่งก่อนเริ่มปีใหม่ ทั้งนี้ระยะเวลาตรงนี้ก็อาจจะขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้ OKRs ในองค์กร หรือจำนวนลำดับขั้นในการใช้ด้วย ถ้ามีไม่เยอะนัก อาจจะเริ่มก่อนสัก 1 เดือน หรือครึ่งเดือนก็ยังทัน หลักการคร่าว ๆ คือเอาให้ทุกคนที่ต้องมี OKRs สามารถมี OKRs ได้ทันตอนต้นไตรมาสเป็นพอ

เพื่อความเข้าใจ สมมุติว่าเรามี OKRs สำหรับองค์กร ทีม และพนักงานแต่ละคนแล้วกันนะครับ ก่อนปีหรือไตรมาสที่ 1 สักประมาณเดือนครึ่ง ผู้บริหารระดับสูงจะต้องมาระดมสมองช่วยกันคิด OKRs ในระดับองค์กรกันให้เสร็จสิ้น และนำเสนอ OKRs ขององค์กรให้แต่ละทีมได้ทราบ เวลาคิด OKRs ขององค์กรนั้น จะคิดทั้งแบบรายปี คือของปีหน้า และของไตรมาสที่ 1 ในปีหน้า (จะไม่คิดทีเดียว 4 ไตรมาสรวด เนื่องจากโดยปกติ เขาจะต้องรอดู OKRs ไตรมาสที่ 1 ก่อนว่าผลลัพธ์เป็นอย่างไร ก่อนที่จะไปตั้งไตรมาสที่ 2 ต่อไป) สมมุติว่าใช้เวลาครึ่งเดือน ก็ได้ OKRs ขององค์กรในระดับรายปีและไตรมาสที่ 1 เสร็จเรียบร้อย

ระดับทีมก็อาจจะนำเอา OKRs ขององค์กรรายปีและไตรมาสที่ 1 มาเป็นหลัก ในการคิด OKRs ของทีมตัวเอง ซึ่งโดยปกติ OKRs ระดับทีมก็มักจะมีแต่รายไตรมาส (ผมใช้คำว่า “มักจะ” ก็แปลว่า ถ้าใครอยากทำ OKRs รายปีด้วยก็ไม่ว่ากัน เพียงแต่โดยทั่วไป เขามักจะไม่ค่อยทำเป็นรายปี) อาจจะใช้เวลาอีกสัก 2 สัปดาห์ แต่ละทีมก็จะมี OKRs ไตรมาสที่ 1 เสร็จเรียบร้อย โดย OKRs ของทีมก็ต้องสอดคล้องกับ OKRs ขององค์กรด้วยเช่นกัน ซึ่งอาจจะมีการนัดประชุมพูดคุยกัน เพื่อให้มั่นใจว่า OKRs ของทีมสอดคล้องกับขององค์กร และไม่ขัดแย้งกันเอง

เพื่อ OKRs ของทีมเสร็จ พนักงานในทีมก็คิด OKRs ของตัวเอง และส่วนใหญ่ก็จะเป็นรายไตรมาส เช่นเดียวกันกับของทีม อาจจะใช้เวลาอีก 2 สัปดาห์ เราก็จะได้ OKRs ส่วนบุคคลมาทันเวลาพอดีที่จะเริ่มปีใหม่ และไตรมาสที่ 1 ทั้งนี้ OKRs ของรายบุคคลก็ต้องสอดคล้องกับ OKRs ของทีม และไม่ขัดแย้งกันเอง ซึ่งอาจจะใช้กระบวนการเดียวกันในการตรวจสอบ เช่น มีการประชุม และให้แต่ละคนนำเสนอ OKRs

ขั้นตอนการนำไปใช้

เมื่อเราได้ OKRs ครบถ้วนก่อนไตรมาสที่ 1 แล้ว ในระหว่างไตรมาสเราจะต้องมีการ Update ความก้าวหน้ากัน บางคนเรียกว่า Check-in การ Update นี้สามารถทำได้ง่าย ๆ ไม่ต้องมีพิธีรีตองอะไรมากมาย เช่น หัวหน้าอาจจะมา Update OKRs ของทีมให้กับลูกน้องฟัง และขอให้ลูกน้อง Update OKRs ของแต่ละคนให้ฟัง ผ่านการประชุมที่จัดทำเป็นประจำตามปกติก็ได้ หรือจะจัดเป็นการประชุมแยกสำหรับเรื่องนี้ก็ได้ และ CEO อาจจะ Update OKRs ของบริษัทให้ฟัง และขอให้หัวหน้าทีม Update OKRs ของแต่ละทีมให้ CEO ฟังได้เช่นกัน

สำหรับความถี่ในการ Update นั้น ก็ขึ้นอยู่กับองค์กรอีก องค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วอย่าง Startup อาจจะมีการ Update กันทุกสัปดาห์ บางองค์กรอาจจะ Update กันทุก 2 สัปดาห์ ทุกเดือน หรืออย่างน้อย ๆ กลางไตรมาสสักครั้งหนึ่งก็ยังดี การ Update ความก้าวหน้าของการทำ OKRs จะทำให้เกิดความกระตือรือร้นในการทำงานมากขึ้น แต่ก็อย่าให้มันบ่อยมากจนไปรบกวนการทำงานของพนักงานมากจนเกินไป

เมื่อสิ้นไตรมาส ส่วนใหญ่เราจะมีการประชุมแบบ 1 ต่อ 1 ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง เพื่อที่จะมาสรุปผล OKRs ในไตรมาสนั้นกัน การสรุปผลอาจจะเริ่มจากการดูคะแนนผลลัพธ์หลักแต่ละข้อที่ทำได้ แต่ไม่ได้เอาไปใช้ในการประเมินผล ขึ้นเงินเดือนแต่ประการใด แต่เป็นการพูดคุยถึงสิ่งที่พนักงานได้เรียนรู้ในการทำ OKRs ในไตรมาสนั้น พูดคุยถึงเรื่องปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ และหัวหน้าก็สามารถให้คำแนะนำกับลูกน้องได้ ในทางกลับกัน ลูกน้องเองก็สามารถให้ Feedback หรือขอความช่วยเหลือ ความสนับสนุนจากหัวหน้าได้เช่นกัน

และก็อย่าลืมอีกกิจกรรมคือการเริ่มสร้าง OKRs ในไตรมาสที่ 2 โดยอาจจะเริ่มก่อนที่ไตรมาสที่ 2 จบ โดยเริ่มจากองค์กร ทีม และ พนักงานตามลำดับ (จากตัวอย่างที่ให้มา) ให้แน่ใจว่าเมื่อขึ้นไตรมาสที่ 2 ทุกคนที่ใช้ OKRs จะต้องมี OKRs พร้อมแล้ว

คำแนะนำเพิ่มเติมคือในช่วงแรก ๆ ที่ทุกคนอาจจะยังไม่คุ้นเคยเรื่อง OKRs นั้น อาจจะใช้เวลามากสักหน่อย เพราะเขียนมาครั้งแรก อาจจะยังไม่ใช่ หรืออาจจะไม่สอดคล้อง และอาจจะต้องกลับไปเขียนใหม่อีกครั้ง แต่พอทำไปสักระยะ เวลาที่ต้องใช้อาจจะลดลงไป เพราะทุกคนจะเริ่มเข้าใจและเขียนได้อย่างถูกต้องแล้ว

ข้อคำถามอีกอย่างที่มักจะเจอคือ แล้วเราต้องปรับ OKRs ทุกไตรมาสไหม คำตอบคือแล้วแต่ครับ ถ้าเราคิดว่าสิ่งนั้นยังเป็นสิ่งสำคัญที่เราอยากได้ และเรายังทำไม่สำเร็จ เราก็อาจจะไม่จำเป็นต้องปรับ แต่ถ้า OKRs เดิมเราทำเสร็จแล้ว เราก็ควรเปลี่ยน OKRs ให้เป็นสิ่งสำคัญอันใหม่ที่เราอยากทำให้สำเร็จต่อไป หรือในบางกรณี คือหาก OKRs ข้อนั้นไม่ใช่สิ่งที่สำคัญหรือไม่ใช่สิ่งที่เราอยากได้อีกต่อไปแล้ว เราก็ควรปรับ OKRs เป็นสิ่งใหม่ได้เช่นกัน

โดยปกติ เราจะปรับ OKRs ทุก ๆ ไตรมาสนะครับ แต่บางกรณีหากเกิดเหตุการณ์สำคัญระหว่างไตรมาส ทำให้ OKRs เดิมใช้ไม่ได้อีกต่อไป แบบนี้เราจะปรับระหว่างไตรมาสเลยก็ทำได้ แต่ต้องพูดคุยกับทุกระดับด้วยนะครับ เพราะการปรับ OKRs มันจะต้องทำให้สอดคล้องกันทั้งองค์กร

แต่เหตุผลที่เราไม่ควรปรับ OKRs คือ เราตั้งขึ้นมาแล้ว ทำไม่ได้ ก็เลยปรับให้ง่ายขึ้นเพื่อให้ทำได้ แบบนี้ไม่มีประโยชน์กับ จะปรับไม่ปรับ ขึ้นอยู่กับว่ามันยังสำคัญและเราอยากได้อยู่หรือเปล่า ไม่ใช่ด้วยเหตุผลที่ว่าปรับเพื่อจะทำให้เราทำได้ตาม OKRs ที่ตั้งไว้นะครับ

ติดตามผลงานอื่น ๆ ได้ทาง Page Nopadol’s Story หรือ Nopadol’s Story Podcast ใน Podbean Soundcloud Apple Podcast Spotify YouTube หรือ Blockdit