มารู้จัก OKRs Champions กัน

ผมโชคดีได้มีโอกาสไปบรรยายให้กับหลายองค์กรที่สนใจอยากทำ OKRs แต่ปัญหาอย่างหนึ่งที่ผมพบคือ หลังจากการบรรยายสิ้นสุดลงแล้ว ก็มีหลายองค์กรที่ก็ไม่ได้เอา OKRs ไปใช้ต่อ ซึ่งพอถามว่าทำไมจึงไม่ได้ใช้ คำตอบก็คือเขาไม่รู้ว่าใครต้องทำอะไรก่อนหลัง จากประสบการณ์ของผม คือเขาขาดคนหรือกลุ่มคนที่เรียกว่า OKRs Champions นั่นแหละครับ เราลอง มารู้จัก OKRs Champions กัน นะครับ

OKRs Champions หรือ OKRs Master หรือบางที่อาจจะเรียกชื่อต่างออกไป จะมีหน้าที่ 2 อย่างหลัก ๆ อย่างแรกคือจะต้องเป็นคนที่คอยให้ความรู้เกี่ยวกับ OKRs ไม่ว่าจะเราจะมีการฝึกอบรมมากเท่าไร ผมก็คิดว่าก็จะต้องมีพนักงานบางคนที่พอเริ่มเขียน เริ่มทำ ก็จะพบกับข้อสงสัยต่าง ๆ ลองคิดภาพว่าเขาสงสัยเรื่องหนึ่ง แต่เขาไม่รู้จะไปถามใคร ถามเพื่อนร่วมงานก็ไม่ได้รู้ดีไปกว่ากันสักเท่าไร หรือเผลอ ๆ อาจจะรู้ผิดและให้คำแนะนำที่ผิดด้วย สุดท้ายเขาก็เขียนมั่ว ๆ ไป และการใช้ OKRs ขององค์กรก็ไม่ได้ผล

แต่ถ้าเรามี OKRs Champions (ขอใช้คำนี้แล้วกันนะครับ) คนที่สงสัยเขารู้เลยว่าควรถามคนนี้หรือกลุ่มนี้ เพราะจะได้คำตอบที่ถูกต้องแน่นอน และเป็นคำตอบที่ใช้ตอบเหมือน ๆ กับคนอื่น ๆ ด้วย ดังนั้นความสับสนในการใช้ OKRs ก็จะลดลง

ประการต่อมา OKRs Champions จะทำหน้าที่ขับเคลื่อนการใช้ OKRs ในองค์กร อย่างที่ทราบกันว่า OKRs จะต้องถูกตั้งในระดับบนก่อน ก่อนที่จะให้ระดับล่างคิด OKRs เองแต่ต้องสอดคล้องกับระดับบน ลองนึกภาพว่า ถ้าไม่มีใครเป็นเจ้าภาพ แต่ละคนก็ไม่รู้ว่าตอนไหน ใครต้องทำอะไร แต่ถ้ามี OKRs Champions เขาอาจจะมีการตั้งตารางไว้ชัดเจน และสื่อสารให้แต่ละฝ่ายได้ทราบถึงกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องทำ เช่น เขาจะเตือน CEO ให้คิด OKRs ขององค์กรได้แล้ว หลังจากนั้นก็อาจจะจัดประชุมระหว่าง CEO กับผู้บริหารระดับสูง เพื่อนำเสนอ OKRs ของบริษัท

ถัดจากนั้นผู้บริหารแต่ละท่านก็ต้องคิด OKRs ของตัวเอง ซึ่ง OKRs Champions ก็ต้องบอกให้ชัดเจนว่าให้เวลาถึงเมื่อไร และอาจจะจัดประชุมเพื่อมานำเสนอ OKRs ที่ตัวเองคิด เพื่อแสดงให้เห็นความสอดคล้องกับ OKRs ขององค์กร และก็ทำกระบวนการนี้ต่อไปเรื่อย ๆ จนครบทุกระดับที่มีการใช้ OKRs

จะเห็นได้ว่างานของ OKRs Champions มีไม่น้อยเลย โดยเฉพาะช่วงแรก ๆ ที่มีทั้งคำถาม ข้อสงสัย และยังต้องคอยนัดจัดประชุม และหากระบวนการต่าง ๆ ที่จะทำให้ OKRs ถูกขับเคลื่อนไปข้างหน้าด้วย เช่น การคอยกระตุ้นให้แต่ละฝ่ายมีการ Update OKRs กัน ตอนปลายไตรมาสก็ต้องช่วยนัดหรือจัดการให้หัวหน้าได้คุยกับลูกน้องเพื่อให้ Feedback กัน

แล้วเราควรมี OKRs Champions จำนวนเท่าไร มีการประมาณการคร่าว ๆ ว่า OKRs Champions 1 ท่านควรดูแลคนที่ใช้ OKRs จำนวนประมาณไม่เกิน 30 ท่าน (นับเฉพาะคนที่ใช้ OKRs นะครับ) เช่น ถ้าเป็นองค์กรเล็กหน่อย หรือองค์กรใหญ่แต่อยากจะเริ่มบางฝ่ายก่อน มีจำนวนคนใช้ OKRs 30 คน แบบนี้เรามี Champions คนเดียวก็พอไหว แต่ถ้าเริ่มมีสัก 60 คน ก็ควรจะเพิ่มเป็นสัก 2 คน หรือถ้าใช้กัน 90 คน ก็เพิ่มเป็น 3 คน อะไรทำนองนี้ แต่ทั้งนี้ก็คงต้องขึ้นอยู่กับองค์กรด้วยครับว่า ความรู้ความเข้าใจในเรื่อง OKRs มีมากน้อยเพียงใด ถ้าเป็นเรื่องใหม่หน่อย Champions เยอะหน่อยก็ดีครับ เพราะจะได้ช่วย ๆ กันตอบคำถามหรือขับเคลื่อนกระบวนการต่าง ๆ

คำถามต่อมาคือใครควรเป็น Champions จากโครงการให้คำปรึกษาในการใช้ OKRs ที่ผมทำกับหลากหลายองค์กร Champions มีตั้งแต่ตัว CEO เอง ลงมาก็มี ผู้บริหารระดับสูงในระดับของ C-Level ก็เยอะ หรือเป็นหัวหน้าฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์หรือฝ่ายเกี่ยวกับกลยุทธ์ก็มี เอาจริง ๆ ก็ไม่ได้ถึงกับต้องมี Spec ว่า Champions ควรมาจากแผนกไหน ฝ่ายไหนหรอกครับ ขอเพียงแค่ว่าเป็นคนที่ “อิน” กับ OKRs พอสมควร คือเชื่อว่าระบบนี้เป็นระบบที่ดี และช่วยองค์กรได้

เพราะถ้า Champions เองไม่อินในการใช้ OKRs แล้ว ข้อความที่ส่งออกไปมันจะไม่ได้กระตุ้นทำให้คนในองค์กรอยากใช้ OKRs เลย หรือเผลอ ๆ จะกระตุ้นให้ไม่อยากใช้ซะด้วยซ้ำ ดังนั้นลองเลือกคนที่เสนอตัวหรืออยากทำเรื่องนี้มาก ๆ มาจะดีกว่ามาเพราะว่าทำงานอยู่ฝ่ายโน้นฝ่ายนี้นะครับ

อีกประการหนึ่งคือเราควรมีการฝึกอบรม Champions ด้วยนะครับ ไม่ใช่มาแต่ใจ แต่ความรู้ไม่มี อันนี้ก็ไม่ได้อีก เพราะถ้าเป็นแบบนี้ เขาก็อาจจะให้ความรู้ผิด ๆ กับคนในองค์กร ถ้าเรามี OKRs Champions เป็นทีม เราควรให้ทีมมีความรู้เท่าเทียมกัน เวลาตอบคำถามจะได้ตอบไปในทิศทางเดียวกัน หรือถ้าไม่แน่ใจ ก็ควรมาคุยกันก่อน เพื่อให้ข้อความที่ส่งออกไปไม่เกิดความสับสน

ช่วงแรก ๆ Champions อาจจะมีบทบาทเยอะหน่อยครับ เพราะต้องคอยตอบคำถามกับคนที่ยังไม่คุ้นเคย ต้องคอยผลักดันกระบวนการต่าง ๆ แต่พอคนในองค์กรทำ OKRs ไปสักระยะหนึ่ง คำถามต่าง ๆ จะเริ่มหายไป และเขาจะเริ่มเข้าใจกระบวนการมากขึ้น ตอนนั้นงานของ OKRs Champions ก็จะลดลงโดยธรรมชาติครับ

ลองพิจารณาดูนะครับ ผมเห็นว่าการมี OKRs Champions เป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญที่จะทำให้การนำเอา OKRs ไปใช้ในองค์กรประสบความสำเร็จครับ

ติดตามผลงานอื่น ๆ ได้ทาง Page Nopadol’s Story หรือ Nopadol’s Story Podcast ใน Podbean Soundcloud Apple Podcast Spotify YouTube หรือ Blockdit