OKRs ต่างจาก KPIs อย่างไร

ระยะหลังมานี้ OKRs มักถูกกล่าวถึงอยู่บ่อย ๆ ว่ามันจะมาทดแทนระบบ KPIs แบบเดิม ๆ OKRs คือระบบที่ผู้บริหารระดับบนจะตั้งวัตถุประสงค์หลัก (Objectives) ที่ต้องการประสบความสำเร็จไว้ และมีการระบุผลลัพธ์หลัก (Key Results) ที่ต้องการไว้ชัดเจน และต่อมา พนักงานระดับล่างก็จะตั้ง OKRs ของตัวเอง เพื่อให้สอดคล้องกับ OKRs ของผู้บริหาร คราวนี้ ก็มีหลายคนถามว่าแล้ว OKRs ต่างจาก KPIs อย่างไร

ผมขอเริ่มตอบแบบนี้ก่อนนะครับ คือคำว่า KPIs มันแปลว่า Key Performance Indicator หรือตัววัดผลการปฏิบัติงานหลัก ถ้าแปลแบบนี้ OKRs มันก็มี KPIs ครับ เพราะในส่วนของ Key Results มันก็มีตัววัดผลที่ชัดเจน เพียงแต่เป็นตัววัดผลที่เน้นผลลัพธ์มากกว่า แต่ผมเข้าใจว่า เขาหมายถึงวิธีการนำไปใช้มากกว่า ถ้าเป็นแบบนั้น ผมขออนุญาตสรุปให้เห็นความแตกต่างของ OKRs กับระบบการนำเอา KPIs ไปใช้แบบเดิม ๆ ว่ามันแตกต่างกันอย่างไรในแง่มุม 3 ประการดังต่อไปนี้ครับ

1. KPIs มักจะครอบคลุมทุกเรื่องที่ทำในขณะที่ OKRs มักจะเลือกวัดเฉพาะเรื่องที่เป็น Priorities เท่านั้น

อยากจะเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจว่า ทั้ง 2 เครื่องมือ ถึงแม้ว่าจะมีลักษณะคล้ายกัน แต่มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันนะครับ KPIs โดยวัตถุประสงค์แล้วถูกสร้างขึ้นมาเพื่อที่ควบคุมการทำงานให้มั่นใจได้ว่าเป็นไปตามสิ่งที่องค์กรต้องการ ดังนั้นในฝ่ายงานหรือพนักงานจึงมักจะมี KPIs ที่ครอบคลุมที่เรื่องต่าง ๆ ที่ต้องทำให้สำเร็จทั้งหมด แต่ OKRs นั้นเป็นเครื่องมือที่จะมา Focus ในสิ่งที่เป็น Priorities ณ เวลาใด เวลาหนึ่ง ดังนั้น OKRs จึงมักจะไม่ครอบคลุมถึงทุกเรื่องที่ฝ่ายงานหรือพนักงานนั้นทำทั้งหมด

ในบางกรณี OKRs อาจจะเป็นเรื่องที่เรากำลังมีปัญหาใหญ่ (ซึ่งอาจจะมาจากการพิจารณา KPIs บางตัวซึ่งผลลัพธ์ออกมาแย่มาก ๆ ก็ได้) เราจึงตั้งขึ้นเป็น Priorities ที่อยากให้พนักงานร่วมแรงร่วมใจกันคิด และตั้งออกมาเป็น OKRs (ซึ่งอาจจะเหมือน KPIs บางตัว แต่ค่าเป้าหมายแตกต่างกัน หรืออาจจะไม่เหมือน KPIs ตัวเดิม ๆ ก็ได้เช่นกัน) และเมื่อเราแก้ปัญหาเหล่านั้นได้แล้ว OKRs ข้อนั้นก็หายไป (ไม่เหมือนกับ KPIs ที่มักจะวัดอยู่ตลอด)

หรือบางครั้ง OKRs อาจจะเป็นเรื่องใหม่ ๆ ที่องค์กรต้องการผลักดันให้เกิด และยังไม่ได้มีใน KPIs เลยก็ได้ หลายองค์กร พยายามจะปรับองค์กรให้ทันสมัย เช่น การทำ Digital Transformation ซึ่งไม่ได้มีใน KPIs ใด ๆ แต่อาจจะหยิบยกเรื่องนี้มาเป็น Priorities และตั้ง OKRs ขึ้นมาแบบนี้ก็ได้ ถ้าจะเปรียบแล้ว KPIs ก็เหมือนกับเราไปตรวจร่างกาย ซึ่งเราจะตรวจครอบคลุมทุกเรื่อง แต่ OKRs ก็คล้ายกับการรักษาโรคใดโรคหนึ่งที่อาจจะทราบจากการตรวจร่างกาย แบบนั้นก็ได้ครับ

2. KPIs มักจะถูกตั้งแบบบนลงล่างในขณะที่ OKRs มักจะเป็นระบบผสมระหว่างบนลงล่างและล่างขึ้นบน

อันนี้ก็ไม่ได้แปลว่าทุกองค์กรทำแบบนี้สำหรับ KPIs นะครับ แต่ส่วนใหญ่แล้วเนื่องจาก KPIs มักจะถูกตั้งมาเพื่อควบคุมการทำงาน ดังนั้นจึงไม่แปลกที่เรามักจะเห็นการตั้ง KPIs จากบนลงล่าง คือองค์กรตั้ง KPIs สำหรับองค์กร และกระจายเป้าหมายต่าง ๆ ลงมาถึงระดับฝ่ายงานและระดับพนักงาน ซึ่งจะแตกต่างจาก OKRs ซึ่งถึงแม้ว่าองค์กรจะตั้ง OKRs ในระดับองค์กรก่อน แต่ก็จะเปิดให้แต่ละฝ่ายงานตั้ง OKRs ของฝ่ายงานเอง และทำเช่นนั้นกับระดับล่างลงไปเรื่อย ๆ

3. KPIs มักจะถูกโยงกับแรงจูงใจภายนอกในขณะที่ OKRs มักจะถูกโยงกับแรงจูงใจภายใน

เนื่องจาก KPIs มักจะมีความครบถ้วนเนื่องจากเป็นระบบการควบคุมการทำงาน และมีการตั้งเป้าหมายจากบนลงล่างเป็นหลัก จึงไม่แปลกที่เรามักจะเห็นการนำเอา KPIs ไปเชื่อมโยงกับการประเมินผลการปฏิบัติงานของฝ่ายงานหรือพนักงาน เนื่องจาก KPIs ก็จะสามารถบ่งชี้ได้ว่าฝ่ายงานหรือพนักงานทำงานได้สำเร็จตามที่ได้รับมอบหมายไหม และถ้าทำได้ก็จะได้รับรางวัล เช่น การได้ขึ้นเงินเดือน การได้โบนัสพิเศษ ซึ่งนับเป็นแรงจูงใจภายนอก (Extrinsic Motivation) ที่มีให้กับคนทำงาน

ส่วน OKRs เป็นเครื่องมือในการใช้ผลักดันสิ่งที่สำคัญมาก ๆ ในเวลาใดเวลาหนึ่ง ดังนั้นจึงยากที่จะนำมาใช้ประเมินผลการทำงานของพนักงานแต่ละคน เนื่องจากมันไม่ได้ครอบคลุมถึงทุกเรื่องที่พนักงานคนนั้นทำ ประกอบกับถ้านำเอา OKRs มาประเมินผลพนักงาน พนักงานย่อมที่จะไม่กล้าที่จะทำอะไรที่ยากและท้าทาย ดังนั้น OKRs จึงมักจะไม่ถูกผูกโยงกับพวกแรงจูงใจภายนอกอย่างเช่นการขึ้นเดือน การให้โบนัส

คำถามจึงเกิดขึ้นว่า ถ้าไม่ผูกติดกับระบบแรงจูงใจภายนอก อย่างเงินเดือนและโบนัสแล้ว ใครจะอยากทำ OKRs คำตอบคือ OKRs ที่พนักงานสร้างขึ้นมานั้นจะต้องตอบโจทย์ 2 ข้อนั่นคือ เป็นสิ่งที่พนักงานอยากทำ และ เป็นสิ่งที่องค์กรอยากได้ แปลว่า การที่พนักงานได้รับอิสระในเลือกทำในสิ่งที่ตัวเองอยากทำนั้น ถือเป็นรางวัลในตัวเองอยู่แล้ว เราเรียกสิ่งนี้ว่าแรงจูงใจภายใน หรืออีกนัยหนึ่งคือ OKRs เป็นเครื่องมือที่จะช่วยทำให้พนักงานอยากทำงานมากขึ้นโดยไม่เกี่ยวกับเงินนั่นเอง

คร่าว ๆ คงเป็นประมาณนี้นะครับ ผมทราบครับว่าแต่ละที่ก็มีการใช้  KPIs ที่แตกต่างกัน บางอย่างอาจจะเหมือนหรือคล้ายกับบางเรื่องของ OKRs อยู่แล้ว บางอย่างอาจจะต่างไป ดังนั้นการตอบคำถามว่า OKRs กับ KPIs แตกต่างกันอย่างไร จึงมักจะมีคำตอบที่แตกต่างกันออกไปในแต่ละองค์กรครับ

ติดตามผลงานอื่น ๆ ได้ทาง Page Nopadol’s Story หรือ Nopadol’s Story Podcast ใน Podbean Soundcloud Apple Podcast Spotify YouTube หรือ Blockdit