ขั้นตอนหลักในการนำเอา OKRs ไปใช้ในองค์กร

คำถามที่พบบ่อยพอสมควรคือถ้าองค์กรอยากใช้ OKRs จะต้องทำอะไรบ้าง เริ่มอย่างไร ผมเลยขอสรุป ขั้นตอนหลักในการนำเอา OKRs ไปใช้ในองค์กร 4 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. อธิบายทำความเข้าใจเกี่ยวกับแนวคิด OKRs

ขั้นตอนนี้ผมคิดว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากที่สุดขั้นตอนหนึ่งเลยนะครับ เหตุผลคือหลายองค์กรที่ทำ OKRs แล้วไม่ค่อยสำเร็จ ส่วนใหญ่มักจะเริ่มมาจากความไม่เข้าใจในแนวคิดนี้ เช่น แยกไม่ออกว่า OKRs ต่างจาก KPIs อย่างไร หรือควรนำไปใช้แบบไหน ไม่ควรนำไปใช้แบบไหน สุดท้ายพอไม่เข้าใจ คนก็เกิดความสับสน และอาจจะเลยเถิดไปถึงการต่อต้านหรือไม่ให้ความสนใจต่อไป

2. ออกแบบ OKRs ที่มีความสอดคล้องกัน

หลังจากที่ทุกคนเข้าใจแนวทางการสร้างและใช้ OKRs แล้ว เราก็ควรจะให้ทุกคนออกแบบ OKRs ของตัวเอง โดยระดับบนต้องเริ่มก่อน แล้วจึงค่อยปล่อยให้ระดับล่างออกแบบตาม กระบวนการนี้ในช่วงแรก ๆ อาจจะต้องใช้เวลาหน่อย เพราะบางคนอาจจะดูเหมือนจะเข้าใจ แต่พอเริ่มเขียน ก็อาจจะเกิดคำถามหรือข้อสงสัยเกิดขึ้น ตรงนี้ OKRs Champions ซึ่งถือว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญ OKRs ในองค์กรจะเข้ามาช่วยได้ พอเขียนเสร็จแล้ว ก็ควรต้องตรวจสอบความสอดคล้อง ทั้งในแนวตั้ง (คือความสอดคล้องระหว่าง OKRs ระดับบนกับระดับล่าง) และในแนวนอน (คือความสอดคล้องระหว่างฝ่ายงานต่าง ๆ ) และเช่นกัน OKRs Champions ก็สามารถเข้ามามีบทบาทในการช่วยตรวจสอบความสอดคล้องดังกล่าวด้วย

3. สื่อสารให้ทุกคนเข้าใจวิธีการใช้ OKRs

การออกแบบก็เรื่องหนึ่ง หลายคนออกแบบได้ดี แต่ไม่รู้ว่าแล้วจะทำอะไรต่อหลังจากมี OKRs แล้ว ตรงนี้องค์กรจะต้องแนะนำวิธีการนำเอา OKRs ไปใช้ว่าจะประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง (ซึ่งจะได้บอกต่อไป) นอกจากวิธีการนำไปใช้แล้ว ควรจะต้องสื่อสารว่า OKRs ไม่ควรนำไปใช้อะไรบ้างเช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น เราจะไม่นำเอา OKRs ไปใช้ในการประเมินผลพนักงานเพื่อขึ้นเงินเดือนหรือแจกโบนัสเป็นต้น

4. เริ่มต้นนำไปใช้ในทางปฏิบัติ

จริง ๆ ขั้นนี้ไม่ควรอยู่ในขั้นตอนด้วยซ้ำ เพราะเป็นการบอกแค่ว่าถ้าทำข้อ 1-3 แล้ว ก็เริ่มใช้ได้เลย แต่เชื่อไหมครับว่ามีหลายองค์กรก็ยังไม่แน่ใจ หรือลังเล กลัวว่าจะเขียน OKRs ผิด กลัวว่าคนจะไม่เข้าใจ พูดง่าย ๆ คืออยากให้ทุกอย่างสมบูรณ์แบบก่อนถึงจะเริ่มใช้ ขอบอกแบบนี้ครับว่า ถ้าเราจะรอให้ทุกอย่างสมบูรณ์แบบก่อน เราจะไม่ได้ใช้หรอกครับ วิธีการเรียนการทำ OKRs ที่ดีที่สุด ไม่ใช่การฝึกอบรม แต่เป็นการเรียนรู้พร้อม ๆ กับการปฏิบัติ ที่เราเรียกว่า Learning by doing นี่แหละครับ

ไม่มีองค์กรไหนหรอกครับ ที่เริ่มทำแล้ว ทุกอย่างจะดีไปหมด ไม่มีข้อติใด ๆ เลย เพราะฉะนั้นไม่ต้องตกใจ ถ้าเจอว่าหลายคนยังเขียน OKRs ไม่ถูก OKRs บางฝ่ายไม่สอดคล้องกับ OKRs องค์กร คนยังเข้าใจผิดในบางเรื่อง ดีซะอีกครับที่เราได้รู้ สิ่งเหล่านี้มันแก้ไขได้ไม่ยากเลยครับ ค่อย ๆ ทำไป เรียนรู้ไป สักพัก มันจะเข้าที่เข้าทางเองแหละครับ

กระบวนการหลัก ๆ ก็มีแค่นี้เองครับ แต่เรื่องกิจกรรมต่าง ๆ ที่เราต้องทำ เดี๋ยวจะเขียนเล่าให้ฟังต่อเลยนะครับ

ติดตามผลงานอื่น ๆ ได้ทาง Page Nopadol’s Story หรือ Nopadol’s Story Podcast ใน Podbean Soundcloud Apple Podcast Spotify YouTube หรือ Blockdit