เทคนิคการสร้างผลลัพธ์หลักใน OKRs

ในการสร้าง OKRs เมื่อเรามีวัตถุประสงค์แล้ว เราจำเป็นต้องสร้างผลลัพธ์หลัก เพื่อเป็นการระบุว่าเราจะทราบได้อย่างไรว่าเราบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เนื่องจากวัตถุประสงค์ที่ตั้งขึ้นนั้นจะเป็นข้อความในเชิงคุณภาพ คือยังไม่ได้มีตัวเลขระบุใด ๆ ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราตั้งวัตถุประสงค์ว่า “เป็นบริษัทที่ดีที่สุดในประเทศไทย” เขียนแค่นี้ก็ยังมีคำถามว่า แล้วดีที่สุด เราจะรู้ได้อย่างไร แต่ถ้าเราระบุผลลัพธ์หลักไปว่า “มีส่วนแบ่งตลาดเกิน xx%” แบบนี้ก็จะชัดเจนว่า สำหรับเราแล้วดีที่สุดเราวัดจากส่วนแบ่งตลาดที่ต้องเกิน xx% แบบนี้ เรามาลองเรียนรู้ เทคนิคการสร้างผลลัพธ์หลักใน OKRs กันครับ

โดยปกติแล้วผลลัพธ์หลักจะเป็นตัววัดผลที่มีค่าเป้าหมายชัดเจน แบบตัวอย่างข้างต้น หรือหากไม่มีตัวเลข ก็จะต้องเป็นการระบุให้ชัดเจนว่าเราจะทำอะไรให้สำเร็จเมื่อไร เช่น จากตัวอย่างเดิมคือ ถ้าวัตถุประสงค์คือ “เป็นบริษัทที่ดีที่สุดในประเทศไทย” ตัวอย่างของผลลัพธ์หลักที่ไม่ได้มีตัวเลขก็อย่างเช่น “ได้รับรางวัลบริษัทยอดเยี่ยมของประเทศไทยจากสถาบัน xxx ภายในปีนี้” อะไรทำนองนี้เป็นต้น

ก่อนอื่นเรามารู้จักรูปแบบของการเขียนผลลัพธ์หลักกันก่อน ถ้าใครอ่านหนังสือเกี่ยวกับ OKRs หลาย ๆ เล่ม ก็อาจจะพบว่ามีการแบ่งประเภทของผลลัพธ์หลักอยู่หลายรูปแบบมาก แต่รูปแบบที่ผมคิดว่าเข้าใจง่ายและน่าจะใช้ได้กับแนวทาง OKRs ที่ผมแนะนำคือ เราสามารถแบ่งผลลัพธ์หลักออกได้เป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้

1. ผลลัพธ์หลักที่อิงความสำเร็จของกิจกรรม (Activity-based Key Results)

ผลลัพธ์หลักประเภทนี้จะเป็นเหมือนความสำเร็จระหว่างทาง คือเป็นการเขียนว่าจะทำอะไรให้เสร็จเมื่อไร แต่ยังไม่ได้เป็นความสำเร็จขั้นสุดท้ายที่ต้องการ เช่น ออกผลิตภัณฑ์ใหม่ให้เสร็จสิ้นภายในไตรมาสนี้ ทำฐานข้อมูลลูกค้าให้เสร็จสิ้น

ถามว่าทำไมจึงต้องมีผลลัพธ์หลักประเภทนี้ด้วย เหตุผลคือ OKRs เป็นการตั้งเป้าหมายระยะสั้น ปกติจะเป็นรายปีและรายไตรมาส ดังนั้นบางครั้งผลลัพธ์หลักที่เราอยากได้จริง ๆ อาจจะยังไม่สามารถบรรลุได้ในไตรมาสนี้ คำถามก็คือแล้วไตรมาสนี้เราอยากจะเห็นความสำเร็จอย่างไร นั่นก็คือผลลัพธ์หลักที่อิงความสำเร็จของกิจกรรมนั่นเอง

2. ผลลัพธ์หลักที่อิงกับคุณค่า (Value-Based Key Results)

นี่คือผลลัพธ์หลักที่จะบ่งบอกคือความสำเร็จปลายทางที่เป็นสิ่งที่เราอยากได้จริง ๆ ถ้าเป็นไปได้ เราควรเขียนผลลัพธ์หลักให้เป็นแบบนี้ ยกตัวอย่างเช่น ถ้าไตรมาสนี้เราเขียนผลลัพธ์หลักที่อิงกับความสำเร็จของกิจกรรม เช่น ออกผลิตภัณฑ์ใหม่ให้เสร็จสิ้น ในไตรมาสถัดไป หลังจากเราออกผลิตภัณฑ์ใหม่เรียบร้อยแล้ว ผลลัพธ์หลักที่อิงกับคุณค่า ก็อาจจะเป็น สร้างยอดขายจากผลิตภัณฑ์ใหม่ได้มากกว่า xxx บาท อะไรแบบนี้ โดยปกติแล้ว ถ้าเราสามารถเขียนผลลัพธ์หลักที่อิงคุณค่าได้เลยภายในไตรมาส เราก็ไม่จำเป็นต้องเขียนผลลัพธ์หลักที่อิงความสำเร็จของกิจกรรมเลยก็ได้

สำหรับเทคนิคการสร้างผลลัพธ์หลักที่ดีจะมีดังต่อไปนี้

1. ผลลัพธ์หลักจะต้องวัดผลและมีค่าเป้าหมายชัดเจน

ผลลัพธ์หลักที่ดีจะให้ใครมาประเมินว่าทำได้หรือไม่ได้ก็จะได้คำตอบเหมือนกัน ดังนั้นการเขียนแค่ว่า ทำรายได้ให้ “มาก” แบบนี้จะเป็นผลลัพธ์หลักที่ไม่ดี เพราะคำว่า “มาก” ของแต่ละคนอาจจะแตกต่างกัน แต่ถ้าเขียนว่า ต้องทำรายได้ให้เกิน 500 ล้านบาท แบบนี้ทุกคนจะประเมินได้เหมือนกันว่า สรุปแล้วที่เราทำนั้นได้ตามผลลัพธ์หลักที่เขียนไว้หรือไม่ เป็นต้น

2. มีจำนวนไม่เกิน 3-5 ข้อต่อวัตถุประสงค์ 1 ข้อ

ผลลัพธ์หลัก มีคำว่า “หลัก” อยู่ ดังนั้นเราจึงควรเลือกผลลัพธ์ที่สำคัญมากจริง ๆ ซึ่งโดยปกติแล้วไม่ควรมีจำนวนเกิน 3 ข้อ หรือเต็มที่ก็ไม่ควรเกิน 5 ข้อ พยายามเลือกผลลัพธ์หลักที่เป็นอันที่เราต้องการจริง ๆ ไม่ใช่เลือกทุกเรื่องที่เราทำ สำหรับ OKRs แล้ว ยิ่งน้อยยิ่งดีครับ เราไม่ได้แข่งกันว่าใครมีผลลัพธ์หลักมากคนนั้นชนะ

3. ผลลัพธ์หลักควรจะเป็นผลลัพธ์ไม่ใช่กิจกรรม

หลายคนเขียนผลลัพธ์หลักเป็นกิจกรรมไปหมด กิจกรรมอยากเขียนก็เขียนได้ครับ แต่อย่ามาเขียนให้เป็นผลลัพธ์หลัก บางองค์กรก็เขียนแยกออกมาเป็นกิจกรรมหลัก (Key Activities) แบบนี้ก็ได้ หรือจะเขียนเป็น To-do list หรือรายการของกิจกรรมที่เราจะต้องทำก็ได้เช่นกัน

ยกตัวอย่างเช่น การเขียนว่า “วิเคราะห์ข้อมูล” แบบนี้จะไม่ใช่ผลลัพธ์หลัก แต่เป็นเพียงแค่กิจกรรม คำถามคือ แล้วเราจะวิเคราะห์ข้อมูลไปทำ เช่น ถ้าคำตอบคือจะได้สามารถลดต้นทุนได้ เขียนผลลัพธ์หลักว่า สามารถลดต้นทุนได้ xx% แบบนี้ได้เลย จะได้หรือไม่ได้ไม่เป็นไร

4. เขียนผลลัพธ์หลักที่แสดงการพัฒนา

ตรงนี้อาจจะไม่ได้ถึงกับเป็นข้อบังคับหรือข้อกำหนดว่าต้องทำ แต่ผมคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์ในการสร้างผลลัพธ์หลัก คือเราควรเขียนว่าเราต้องการพัฒนาจาก A เป็น B แบบนี้ เช่น แทนที่เราจะเขียนผลลัพธ์หลักว่า รายได้มากกว่า 500 ล้านบาท เราอาจจะเขียนว่า รายได้เพิ่มขึ้นจาก 200 ล้านบาท เป็น 500 ล้านบาท

เหตุผลที่แนะนำให้เขียนในลักษณะนี้คือ เราสามารถเห็นได้ทันทีว่าผลลัพธ์หลักนั้นมีการพัฒนาขึ้น เพราะถ้าเราเขียนแค่ว่าเราอยากได้รายได้มากกว่า 500 ล้านบาท คำถามที่ยังคงมีอยู่ก็คือ แล้วรายได้เดิมที่เคยทำได้อยู่แล้วมีมากแค่ไหนเป็นต้น แต่ถ้าเขียนว่าเราอยากได้รายได้เพิ่มจาก 200 ล้านบาทเป็น 500 ล้านบาท ก็จะมีความชัดเจนทันที

5. ผลลัพธ์หลักที่เขียนจะต้องอยู่ในช่วงเวลาเดียวกัน

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเรากำลังทำ OKRs รายไตรมาสอยู่ ผลลัพธ์หลักของ OKRs ชุดนี้ก็ควรจะเป็นผลลัพธ์ที่เราคาดหวังอยากจะได้ภายในไตรมาสนี้ อย่าเอาผลลัพธ์รายปีมาใส่เข้าไปปะปน แต่ถ้าเรากำลังเขียน OKRs รายปี ผลลัพธ์หลักที่จะเขียนใน OKRs ชุดนี้ก็ควรเป็น OKRs ที่เราอยากที่จะได้เมื่อสิ้นปี พยายามอย่าเอาผลลัพธ์รายไตรมาสเข้ามาปะปนเป็นต้น และโดยปกติเรามักจะทำ OKRs เป็นรายปีกับรายไตรมาสเท่านั้น เราจะไม่ทำ OKRs ที่มีระยะยาวกว่านั้น

ลองนำเอาเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้กันนะครับ

ติดตามผลงานอื่น ๆ ได้ทาง Page Nopadol’s Story หรือ Nopadol’s Story Podcast ใน Podbean Soundcloud Apple Podcast Spotify YouTube หรือ Blockdit