วิธีการเขียน OKR

ตอนแรกว่าจะไม่เขียนบทความเรื่องนี้แล้ว เพราะเขียนไปหลายรอบแล้ว แต่อดไม่ได้ ขออีกสักตอนแล้วกันครับ

หลายท่านคงพอทราบแล้วว่า OKRs คืออะไร หรือต่างจาก KPI อย่างไร เอาเป็นว่า บอกแบบย่อ ๆ มาก ๆ คือ OKRs ย่อมาจาก Objective and Key Results ที่เริ่มใช้ที่ Intel แต่มาดังมาก ๆ ที่ Google (ใครยังไม่รู้จักเลย กดที่ link คำว่า “OKR คืออะไร” อ่านก่อนก็ได้ครับ)

เอาล่ะมาต่อกันเลย…

คือผมโชคดีที่ได้มีโอกาสทั้งบรรยาย ทำวิจัย และก็ยังให้คำปรึกษาในการเขียนและทำ OKRs ในหลายองค์กรทีเดียว เลยมีโอกาสได้เห็นการเขียน OKRs ของหลาย ๆ ท่าน

ต้องบอกแบบนี้ก่อนนะครับ จริง ๆ มันก็ไม่ได้มีสูตรสำเร็จหรอกครับ แต่ละที่ก็สามารถปรับให้มันเข้ากับองค์กรของตัวเองได้ อะไรที่มัน work กับองค์กรตัวเอง มันก็ใช่ทั้งนั้นแหละครับ เราไม่ต้องไปเหมือน Google เขา 100% หรอกครับ เพราะเราไม่ใช่ Google

แต่ก็ไม่ใช่จะเขียนอะไรก็ได้ ได้หมด แบบนั้น มันก็อาจจะไม่ใช่ OKRs เลยก็ได้ วันนี้เลยขออนุญาตมาแนะนำการเขียนให้ถูกต้อง พร้อมทั้งนำเสนอวิธีการช่วยเหลือเพิ่มเติมเลยทีเดียวครับ

1. OKRs มันต้องไม่เยอะครับ

ผมเห็นหลายคนเขียน OKRs แล้วตกใจ คืออะไรจะมากมายขนาดนั้น ปกติในไตรมาสหนึ่ง เต็มที่ขอไม่เกิน 3 Objective และ ใน 1 Objective มี Key Results (KR) ไม่ควรเกิน 3 KRs ก็พอครับ และจริง ๆ ไม่ต้องถึงก็ได้นะครับ

แต่ที่ส่วนใหญ่ใส่เข้ามาเยอะ เพราะเอางานประจำทั้งหมดใส่เข้ามาเลยครับ จะโทรหาลูกค้ากี่ครั้ง จะนัดประชุมกี่หน แบบนี้ใส่เข้ามาหมด มันก็เยอะแยะ และที่ใส่เข้ามามันก็ไม่ใช่ OKRs อีกต่างหาก มันเหมือน To-do list ซะมากกว่าครับ

2. Objective เขียนให้ท้าทาย แต่ยังไม่จำเป็นต้องใส่ตัววัดผลเข้าไป

Objective คือสิ่งที่เป็นวัตถุประสงค์หลักของเราครับ เขียนให้มันท้าทาย เช่น เราอยากที่จะเป็นบริษัทอันดับ 1 ในอุตสาหกรรม หรือถ้าเป็นฝ่ายงาน เช่น ฝ่ายผลิต ก็อาจจะเขียนว่า เราจะมีระบบการผลิตที่ดีที่สุด แค่นี้จริง ๆ ก็พอครับ มีคำแนะนำอันหนึ่งที่ผมชอบคือ Objective มันต้องเป็นสิ่งแรกที่เราตื่นมาแล้วนึกถึง เพราะฉะนั้น Objective ประเภท จัดประชุมเป็นประจำ จึงไม่ควรเป็น Objective ใน OKRs

แต่ Objective ยังไม่ต้องมีตัววัดผลเข้าไปนะครับ เรายังไม่ได้ต้องบอกว่าจะมีรายได้ xx บาท ค่าใช้จ่ายไม่เกิน yy บาท อะไรแบบนี้ เพราะพวกนี้มันจะไปปรากฏที่ Key Results อยู่แล้วครับ แต่ตรงนี้จริง ๆ ผมก็ไม่ Serious มากครับ แม้แต่ John Doerr ที่เอา OKRs ไปใช้ที่ Google และเขียนหนังสือชื่อ Measure what matters ยังมีตัวอย่างบางข้อที่เขียน Objective โดยมีตัวเลขประกอบไปด้วย จริง ๆ ก็ไม่ถึงกับผิด ห้ามทำหรอกครับ

3. Key Results มันต้องเป็นผลลัพธ์หลักไม่ใช่กิจกรรม

อันนี้แหละครับ ที่เป็นจุดที่ผมมักจะเจอบ่อยมาก คือ หลายคนจะเขียนว่า จัดประชุมเดือนละครั้ง หรือ จัด File ให้เรียบร้อย อะไรแบบนี้ ผมก็มักจะ comment ไปว่า ที่เขียนนั้นมันเป็นกิจกรรม เช่น บางคนบางคนเขียนว่า จะออกแบบสอบถามแจกลูกค้า ผมก็จะถามต่อว่า แจกทำไม เขาก็จะก็ตอบว่า ก็จะได้รู้ว่า ลูกค้ารู้สึกอย่างไร ผมก็ถามต่อว่า แล้วจะรู้ไปทำไม เขาก็จะตอบว่า ก็จะได้ปรับปรุงบริการไง ผมก็ถามอีกว่า แล้วปรับปรุงทำไม คำตอบก็คือ ก็ลูกค้าจะได้พึงพอใจไง อันนี้แหละครับ ที่จะเป็น Key Results ที่แท้จริง ดังนั้นแทนที่จะเขียนว่า จะแจกแบบสอบถามลูกค้า เขียนว่า คะแนนความพึงพอใจลูกค้าเกิน 80 คะแนน เต็ม 100 อะไรแบบนี้จะดีกว่าครับ

4. Key Results ต้องอยู่ในระยะเวลาที่กำหนด

คือบางทีต้องระวังเหมือนกันนะครับ เช่น เราทำ OKRs ไตรมาสที่ 1 อยู่ บ้างคนเขียนเลยว่า ออก Product ใหม่ให้เสร็จ ผมก็มักจะสงสัยว่าไตรมาสเดียวทำทันเหรอ เขาบอกไม่ทันหรอก แต่เขาจะทำ Project อันนี้แหละ อย่างนี้เราต้องย่อยลงมาครับ คือ กำลังจะออก Product ใหม่ เข้าใจครับ แต่ไตรมาสที่ 1 มันยังไม่เสร็จ แล้วเราจะทำอะไรให้เสร็จ เช่น ทำ Prototype Version 1 เสร็จสิ้น อะไรประมาณนี้ครับ

5. Key Results ตัองวัดได้ชัดเจน

บางคนเขียน Key Results มาดูดีนะครับ แต่เอาเข้าจริง อาจจะยังไม่ทันคิดว่า จะวัดผลอย่างไร เช่น Key Results เขียนว่า ทำงานมีประสิทธิภาพ แค่นี้เลย คำถามคือ แล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่าตอนนี้ทำงานมีประสิทธิภาพแล้ว วัดอย่างไร มันต้องให้ชัดครับ เช่น ต้นทุนลดลง xx % หรือ เสร็จเร็วขึ้น yy วัน อะไรแบบนี้จะชัดกว่า

6. Key Results ต้องสอดคล้องทั้งกับระดับบน (Vertical Alignment) และระหว่างหน่วยงาน (Horizontal Alignment) 

อันนี้ยากหน่อย แต่อย่างน้อยคนเขียนควรจะทำให้สอดคล้องระดับบนได้ก่อน เพราะเวลาทำ มันไล่ไปทีละลำดับอยู่แล้ว คือเราต้องบอกได้ว่า Key Results อันนี้ มันไปตอบ Key Results ของลำดับบน (เจ้านายเรา) อันไหน แต่พอทำเสร็จแล้ว เมื่อเราเห็น OKRs ของคนอื่น ๆ ด้วย ระดับบนนั่นแหละครับ จะต้องช่วยดูว่า แล้วแต่ละหน่วยงานมีอะไรที่ขัดแยังกันไหม จะทำงานร่วมกันอย่างไร เพื่อทำให้เกิดความสอดคล้องระหว่างหน่วยงานด้วย

เข้าใจครับว่า ตอนเริ่มต้นก็งี้แหละครับ จะสับสนหน่อย ผมเลยอยากเสนอ Template อันหนึ่งที่จะช่วยทำให้คนเขียน OKRs เขียนได้ถูกต้องและท้าทายครับ โดยมีข้อเสนอแนะดังต่อไปนี้ครับ

ข้อเสนอในการเขียน OKRs

1. ให้ทำตารางอันหนึ่ง ให้พนักงานเขียนว่า งานประจำที่เขาต้องทำมีอะไรบ้าง ใส่มาให้หมด

2. มาถึงตอนเขียน OKRs ให้ทำตามลำดับดังนี้

2.1 OKRs ที่เขียน ต้องห้ามซ้ำกับงานประจำที่เขียนมาในข้อที่ 1
2.2 หรือถ้าจะเขียนซ้ำ มันต้องดีกว่าเดิม เช่น พนักงานฝ่ายผลิตเขียน OKRs ถ้าจะเขียนว่าผลิตสินค้า แบบนี้จะซ้ำกับงานประจำ แต่ถ้าเขียนว่าจะผลิตสินค้าให้ของเสียเป็น 0% แบบนี้ได้ เพราะดีขึ้นกว่าเดิม

ข้อที่ 1 และ 2 นี้จะเป็นการช่วย Screen งานประจำออกจาก OKRs คือเขาจะได้เห็นว่า อะไรคืองานประจำ อะไรคือ OKRs ไม่งั้นคนเขียนก็นึกไม่ออก หรือ อดไม่ได้ที่จะเอางานประจำเข้ามาใส่

3. ก่อนที่จะเขียน OKRs ให้เขียนข้อความทำนองนี้ครับ

ชื่อ…………… ตำแหน่ง………….. หน่วยงาน…………….
ขอเสนองานชิ้นสำคัญมากที่สุด ที่จะมีส่วนช่วยองค์กรเป็นอย่างมากในไตรมาสที่ 1 ดังต่อไปนี้

แล้วค่อยตามด้วย OKRs การเขียนแบบนี้ จะช่วยลดการเขียน OKRs ที่ไม่ท้าทายจนหมดครับ ผมยกตัวอย่าง เช่น ถ้าผมจะเขียน OKRs ของผมนะครับ…

นภดล ร่มโพธิ์ ตำแหน่งศาสตราจารย์ คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ขอเสนองานชิ้นสำคัญมากที่สุดเพื่อช่วยเหลือคณะ ฯ อย่างมากในไตรมาสที่ 1 ดังต่อไปนี้

“เข้าประชุม 2 ครั้งต่อเดือน”

คือจะเห็นว่า ผมคงไม่กล้าที่จะเขียนแบบนั้น เพราะมันดูยังไม่ใช่เป็นผลงานชิ้นสำคัญที่ผมควรนำเสนอภายใต้ชื่อและตำแหน่งของผม คือ เขาต้องการผมเพื่อมาประชุม 2 ครั้งต่อเดือนแค่นี้เหรอ มันจะช่วยเหลือองค์กรได้มากเลยเหรอ

หรือเอาจริง ๆ นะครับ ถ้าจะจ่ายเงินเดือนหลายหมื่น มาเพื่อเข้าประชุม 2 ครั้งต่อเดือน ดูแล้ว ผมว่าองค์กรอาจจะคิดใหม่เลยนะครับ ว่าคนนี้ทำได้แค่นี้เองเหรอ

ผมเคยเขียนว่า OKRs มันคือ Brand ของเราเลยนะครับ เขียนแล้วมันจะถูก post ให้ทุกคนได้เห็น รวมถึงเจ้านายเรา เขียนดี ๆ นะครับ ผู้บริหารบางคนถึงกับบอกกับผมว่า จริง ๆ ผมไม่ได้สนผลเท่าไรหรอก แค่อ่าน OKRs ผมก็ให้ Grade ได้แล้วว่าจะ Promote ใคร เพราะฉะนั้นเขียนให้ดี ๆ นะครับ

แต่เพื่อความเข้าใจ ผมว่าองค์กรอาจจะต้องพยายามช่วยเหลือในแนวทางนี้ด้วยก็น่าจะดี หรือท่านอาจจะมีหนทางอื่น ๆ ที่มันจะช่วยได้ ก็ใช้แนวทางอันนั้นก็ได้ครับ

อย่างที่บอกครับ ไม่มีถูก มีผิด อะไรที่ใช้แล้วมัน work ใช้ไปได้เลยครับ ผมเพียงแต่อยากจะนำเสนออีกแนวทางหนึ่งเท่านั้นครับ

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์นะครับ ขอให้ประสบความสำเร็จกับการเขียน OKRs ครับ

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho หรือฟัง Podcast Nopadol’s Story ได้ที่ https://nopadolstory.podbean.com/