7 หลุมพรางของการใช้ OKRs ในองค์กรใหญ่

หลายท่านคงทราบแล้วนะครับว่า OKRs คืออะไร และ มันต่างจาก KPIs อย่างไร แต่ในระยะหลังมานี้ ผมได้มีโอกาสไปร่วมในการบรรยาย และตอบคำถามเกี่ยวกับการใช้ OKRs ในหลากหลายองค์กร โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ที่อยากจะนำเอาระบบนี้ไปใช้ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบใด

จากการได้เข้าไปในองค์กรต่าง ๆ เหล่านี้แหละครับ เลยทำให้ผมได้มีโอกาสสังเกตและพูดคุยกับผู้บริหารหลาย ๆ ท่าน เลยทำให้เห็นถึงข้อควรระวังต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กรเหล่านั้น เคยพูดไว้ใน Podcast Nopadol’s Story แล้ว แต่หลายท่านอาจจะอยากอ่านเป็นบทความมากกว่า เลยขอนำมาเขียนใน Blog นี้ด้วยครับ หลุมพรางทั้ง 7 อย่างมีดังต่อไปนี้ครับ

1. ตั้ง Objective เป็นงานประจำ

จริง ๆ แล้ว Objective ที่ตั้งมันควรเป็นอะไรใหม่ ๆ ที่ท้าทายและตอบโจทย์ OKRs ในระดับบน แต่หลายคนยังติดการเอางานประจำมาตั้ง Objective อยู่ เช่น Objective ระดับบน อาจจะตั้งว่า ต้องการเพิ่มกำไรให้มากขึ้น แต่ Objective ของฝ่ายบัญชี ยังเขียนแค่ว่า ปิดบัญชีให้ทัน อะไรแบบนี้ ซึ่งมันเป็นแค่งานประจำเท่านั้น (ไม่ได้ห้ามทำ แต่สิ่งเหล่านี้มันต้องทำอยู่แล้ว) Objective แบบนี้ ยังไม่ได้ตอบว่า แล้วการปิดบัญชี มันจะทำกำไรเพิ่มขึ้นได้อย่างไร Objective ที่น่าจะดีกว่า เช่น การสร้างระบบการคิดต้นทุนใหม่ เพื่อสะท้อนต้นทุนที่แท้จริงให้กับผู้บริหารได้ทราบ อะไรแบบนี้ น่าจะมีส่วนช่วยในการลดต้นทุน และเพิ่มกำไรได้เป็นต้น

2. ตั้ง Objective ไม่สอดคล้อง

หลายครั้ง ยังพบว่าพอให้ตั้ง Objective ก็ตั้งไปงั้น ๆ ไม่ได้ดูว่า Objective ระดับบนคืออะไร พอตั้งมาแบบนี้ มันก็มี Objective แหละครับ แต่พอถามว่า แล้วมันช่วยอย่างไร ก็ตอบไม่ได้ Objective เหล่านี้ มันจะไม่ได้มีส่วนช่วยทำให้องค์กรประสบความสำเร็จในทิศทางที่ตั้งไว้

3. ตั้ง Key Results เป็นกิจกรรม มากกว่าเป็นผลลัพธ์

จริง ๆ ตามชื่อ Key Results มันต้องเป็น “ผลลัพธ์หลัก” นะครับ แต่หลายครั้ง ก็ยังมีการตั้ง Key Results ในรูปแบบกิจกรรมอยู่เช่น เข้าร่วมเปิด Booth ในงานแสดงสินค้า 3 ครั้ง แบบนี้ ยังไม่ใช่ Results ครับ เราต้องถามต่อว่า แล้วไปเปิด Booth ทำไม ถ้าคำตอบคือ ก็จะได้มีลูกค้ามาใหม่ ๆ ไง อย่างนั้น Key Results ก็ควรจะเป็น ได้จำนวนลูกค้าใหม่จากการเปิด Booth ในงานแสดงสินค้า จำนวน xx ราย แบบนี้เป็นต้น

4. Key Results ที่ตั้งขึ้นยังขาดความชัดเจน

หลายครั้ง เราเขียน Key Results ว่า มีวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน หรือ พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แบบนี้ยังไม่ชัดเจนครับ ว่า คำว่าวัฒนธรรมทำงานร่วมกัน มันวัดอย่างไร มันมีหลักฐานใดที่บ่งบอกว่าเรามีวัฒนธรรมนี้แล้ว หรือ พนักงานทำงานมีประสิทธิภาพ เราจะทราบได้อย่างไร วัดอย่างไร ไม่เช่นนั้น พอหมดไตรมาส เราก็ได้แต่ใช้ความรู้สึกคาดเดากันเอาเอง และก็อาจจะไม่ถูกต้องอีกต่างหาก พยายามลงรายละเอียดให้มากกว่านี้ และมั่นใจว่ามันมีตัววัดผลที่ชัดเจน (ตัววัดอาจจะไม่ต้อง Perfect ครับ แต่พอจะ “บ่งชี้” ได้ว่า อันนี้แปลว่าดี อันนี้แปลว่าไม่ดี แค่นี้ก็พอแล้ว)

5. หัวหน้ามาตั้งค่าเป้าหมายใน Key Results ให้กับลูกน้อง

ระบบ OKRs มันเป็นระบบผสมระหว่าง Top-Down กับ Bottom-Up ตามหลักแล้วพอผู้บริหารตั้ง OKRs ของตัวเองแล้ว เขาต้องปล่อยให้ลูกน้องตั้ง OKRs ของตัวเอง เพื่อมาตอบ OKRs ของหัวหน้า แต่มีหลายแห่ง หัวหน้า “เป็นห่วง” หรือ ไม่อยากจะปล่อยให้ลูกน้องคิดเอง มาตั้งค่าเป้าหมายให้ลูกน้องเองเลย (หรือเลยเถิดถึงกับตั้ง OKRs ให้ลูกน้องเองหมด) ถ้าเป็นแบบนี้ OKRs ก็ไม่ต่างอะไรกับระบบ KPIs แบบเดิม ๆ ซึ่งเป็นระบบแบบ Top-Down โดยสมบูรณ์ ประโยชน์ในเรื่องความคิดสร้างสรรค์หรือเรื่องอื่น ๆ ที่จะได้รับจาก OKRs ก็จะหายไป

6. มีการตั้งค่าเป้าหมายที่ไม่ท้าทาย

ถึงแม้ว่าระบบ OKRs ที่ใช้กันนั้น เราจะไม่ได้เอามาใช้ประเมินพนักงานว่า ทำถึงเป้าหมายไหม ถ้าถึงได้โบนัส ไม่ถึงไม่ได้โบนัส เหมือนระบบ KPIs แบบเดิม ๆ แต่หลายคนก็ยังลังเล ไม่กล้าตั้งเป้าหมายให้มันท้าทาย เพราะพนักงานส่วนใหญ่ยังอยู่ในกรอบความคิดแบบเดิม ๆ ซึ่งอาจจะเป็นเพราะว่าเขาอยู่ในวัฒนธรรมการทำงานแบบนั้นมานานมาก เขาก็ยังกลัวว่า ถ้าทำไม่ได้ถึงเป้าหมายแปลว่าล้มเหลว จึงทำให้การตั้งเป้าหมายของ OKRs ยังไม่ท้าทายอย่างที่ควรจะเป็น

7. OKRs มีมากหรือน้อยจนเกินไป

บางที่ตั้ง OKRs ไว้เยอะมาก ๆ คือบางที สิ่งที่เขาทำคือเขาเอา KPIs เดิม ๆ ยกมาทั้งหมดเลย ไม่ได้สนใจว่าตัวไหนสำคัญ หรือไม่สำคัญ แบบนี้มันก็จะไม่สามารถ Focus ได้ และหลายตัวมันก็ไม่ได้ตอบโจทย์ OKRs องค์กรอีกต่างหาก บางแห่งก็ตั้ง OKRs มีน้อยจนเกินไปอีก มันก็ไม่ครบถ้วนและตอบโจทย์องค์กรอีกเช่นกัน ตรงนี้ต้องดูให้เหมาะสม ปกติทั่ว ๆ ไป เรามักจะมี Objective ไม่เกิน 3 เรื่อง แต่ละเรื่องจะมี Key Results ไม่เกิน 3 ข้อนะครับ

อันนี้เป็นบทสรุปของข้อผิดพลาดในการใช้ OKRs ที่ผมไปพบมา ในองค์กรขนาดใหญ่หลาย ๆ แห่ง เผื่อจะเป็นประโยชน์นะครับ

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho หรือฟัง Podcast Nopadol’s Story ได้ที่ https://nopadolstory.podbean.com/