7 เทคนิคการจัดการเวลา

ระยะหลังมีหลายท่านถามผมว่า ผมมีเทคนิคการจัดการเวลาอย่างไร ทำไมถึงมีเวลาทำโน่นนี่นั่นเยอะไปหมด ทั้งงานสอน งานวิจัย งานบริหาร เขียนหนังสือปีละหลายเล่ม อ่านหนังสือได้อีกเยอะแยะ แถมมีเวลาให้กับครอบครัวอีก

เลยเป็นที่มาของงานเขียนชิ้นนี้ครับ เผื่อผู้อ่านจะได้ประโยชน์ด้วยนะครับ

ก่อนอื่นเลย เทคนิคเหล่านี้ ผมก็ได้จากการอ่านหนังสือ และการพูดคุยกับคนที่จัดการเวลาเก่ง ๆ แล้วเราก็เอามาปรับใช้ครับ เริ่มเลยแล้วกันนะครับ

1. ต้องเลือกงานที่จะทำ

คืองี้ครับ ทุกคนจริง ๆ แล้ว มีเวลาเท่ากันหมด คือ 24 ชั่วโมงต่อวัน เพียงแต่เราเอาเวลาเหล่านั้นไปใช้ทำอะไรมากกว่า และก็เป็นปกติครับที่เรามักจะมี “อะไรที่ต้องทำ” มากกว่าเวลาที่เรามีอยู่

คราวนี้ การที่เราจะทำงานให้ได้ผลลัพธ์ออกมาดี เราต้อง “เลือก” ก่อนครับ คือ ถ้าเราทำมันสะเปะสะปะไปหมด สุดท้าย อาจจะทำอะไรไม่ได้เป็นชิ้นเป็นอันสักอย่าง แถมแต่ละอย่าง คุณภาพมันก็ไม่ดี

ดังนั้น เราต้องเลือกก่อนครับว่า เราควรทำอะไร มันเหมือนเป็นขั้นของการ “กรอง” งานที่ควรทำ คราวนี้ หลายท่านอาจจะสงสัยต่อว่า แล้วเอา Criteria อะไรในการเลือก ตอบง่าย ๆ เลยครับ คือ ผมเอาเป้าหมายในชีวิต ที่ผมตั้งไว้ เป็นตัวกรองครับ เช่น ผมหวังว่าจะเป็นศาสตราจารย์ ดังนั้นถ้างานอะไรที่มีส่วนช่วยให้ผมเป็นศาสตราจารย์ เช่นงานวิจัย ผมจะเลือกงานเหล่านั้นเข้ามาทำก่อนงานอื่น ๆ เช่น เล่น Facebook 555 ทำแบบนี้แล้ว รับประกันว่า งานเราจะเริ่มน้อยลงครับ

2. จัดลำดับความสำคัญ

หลายคนก็อาจจะบอกว่า เอาล่ะ เลือกมาแล้ว แต่งานมันก็ยังเยอะกว่าเวลาอยู่ดี ทำไงดี

คราวนี้ พอเลือกมาแล้ว เราต้องนำมาจัดลำดับความสำคัญครับ อะไรสำคัญมาก ทำก่อน สำคัญน้อย ทำทีหลัง เคยได้ยินกฎของ Pareto กันมาบ้างใช่ไหมครับ ที่เราเรียกกันว่า กฎ 80-20 น่ะครับ คือ 20% ของงานที่มี มันส่งผลกระทบถึง 80% ของผลลัพธ์ที่เราต้องการเลยครับ ดังนั้นลองดูดี ๆ ครับว่างานไหนมันส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์มากที่สุด ให้ทำงานนั้นก่อนครับ และนี่จะเป็นวิธีทำงานให้ได้ผลลัพธ์มาก โดยใช้เวลาน้อย เลยนะครับ

3. เลือกเวลาในการทำงาน

เอาล่ะครับ คราวนี้ เรามี List ของงานที่ต้องทำ ผ่านการกรองมาแล้ว และจัดลำดับความสำคัญมาแล้ว อีกเทคนิคหนึ่งที่ผมมักจะใช้ คือ เลือกเวลาในการทำงาน ครับ

สำหรับผม (และเชื่อว่าคนส่วนใหญ่ก็น่าจะเป็นเหมือนกัน) เวลาที่สมองเราโปร่งโล่งสบายมากที่สุด คือช่วงเช้าใช่ไหมครับ (แต่มีข้อแม้คืออย่านอนดึกมากนะครับ) เพราะฉะนั้น งานที่ควรเลือกทำในช่วงเช้า ควรเป็นงานที่ยาก และมีความซับซ้อนครับ เพราะเรายังมี Willpower (คล้าย ๆ พลังสมอง) ในการทำ ทำแบบนี้ มันจะใช้เวลาแป๊บเดียว ในการทำงานยาก ๆ นั้นเสร็จ

เช่น ผมมักจะเลือกอ่านบทความวิจัยภาษาอังกฤษในช่วงเช้ามากกว่า เพราะมันใช้เวลาอ่านแป๊บเดียว มีสมาธิ แต่ถ้าเอาไปอ่านช่วงเย็น ๆ หลังจากสอนมาแล้ว มันหมดแรงครับ คราวนี้ พออ่านมันก็เข้าหัวยาก ใช้เวลานานเป็นต้น

ตอนเช้า สิ่งที่ผมมักจะหลีกเลี่ยง คือการเช็ค Email หรือเล่น Facebook หรือ Line ครับ (แต่บางทีก็อดไม่ได้เหมือนกัน 555) หลายท่านบอกว่า เอ ก็เห็นผม post ใน Page ทุกเช้าไม่ใช่เหรอ จริง ๆ คือตั้งเวลา Post ไว้น่ะครับ เพราะกิจกรรมเหล่านี้ เราไม่ต้องใช้ Willpower เท่าไรเลย พูดง่าย ๆ คือผมเสียดายพลังสมองในช่วงเช้าน่ะครับ พวกนี้ เอาไว้ตอนเราเหนื่อย ๆ ก็ค่อยเข้ามาอ่านได้ ถือเป็นการผ่อนคลายซะด้วยซ้ำไป

4. ใช้ “เวลาว่าง” ให้เกิดประโยชน์

คืองี้ครับ ผมว่าแต่ละคน ในแต่ละวัน มักจะเจอเวลาที่เราเสียไปเฉย ๆ เช่น นั่งอยู่ในรถขณะรถติด หรือไปเข้าแถวรอในธนาคาร หรืออื่น ๆ ใช่ไหมครับ

ตรงนี้แหละครับ ที่เป็นอีกอย่างหนึ่งที่ผมจะแนะนำ คือ พยายามอย่าให้เรา “ว่าง” แบบนั้น เพราะเวลาเหล่านั้น เราสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างมหาศาล

อย่างผม ผมจะมีหนังสือติดตัวไว้ตลอดเวลา เช่น เวลาผมต้องไปรอรับลูก ผมทราบครับว่า บางทีลูกก็อาจจะเลิกเย็น เพราะมีกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องทำ แทนที่ผมจะนั่งรอเฉย ๆ หรือนั่งเล่น Social Media ไปเรื่อย ๆ ผมก็จะติดหนังสือมาอ่าน และนี่แหละครับ ที่ทำให้ผมอ่านหนังสือได้เยอะ

หรือแม้กระทั่ง เวลาผมขับรถ แล้วรถติด ซึ่งเป็นเรื่องปกติธรรมดาของคนในกรุงเทพ ผมอ่านหนังสือในรถอยู่บ่อย ๆ (ถ้ามันติดนิ่ง ๆ เลยนะครับ) หรือไม่ก็ฟังหนังสือเสียง ในกรณีที่รถมันเลื่อนไปเรื่อย ๆ

เชื่อไหมครับ หนังสือหลายเล่มที่ผม อ่านจบ ก็อ่านในรถนี่แหละครับ ไม่ใช่แค่นั้นนะครับ แม้กระทั่งเวลาที่ผมวิ่งออกกำลังกาย ผมก็ใส่หูฟังฟังหนังสือเสียงไปด้วย อันนี้ได้ 2 เด้งเลยครับ สุขภาพก็ได้จากการออกกำลังกาย ความรู้ก็ได้จากการฟังหนังสือเสียง แถมเวลาวิ่งแล้วฟังหนังสือเสียงไปด้วย มันเพลินอีกต่างหาก (ใครสนใจอยากรู้ว่าผมหาเวลาอ่านหนังสือได้อย่างไร ลองตามไปอ่านบทความนี้ได้ครับ 10 วิธีหาเวลาอ่านหนังสือ)

แต่ก็ไม่ได้หมายความว่า ทุกคนต้องอ่านหนังสือเหมือนกับผมนะครับ ประเด็นคือ ลองมองว่า เวลาที่เราต้องเสียไปเปล่า ๆ แบบการรอคอยนั้น เราเอาไปใช้ทำอะไรได้บ้างที่มันเป็นประโยชน์น่ะครับ

5. เลือกวิธีที่ทำให้เราบรรลุเป้าหมาย โดยใช้เวลาน้อยที่สุด

เทคนิคนี้ เราต้องทราบเป้าหมายก่อนครับว่าเราต้องการอะไร แล้วลองดูว่ามีวิธีไหนที่ทำให้เราได้สิ่งที่ต้องการ โดยใช้เวลาน้อยที่สุด ยกตัวอย่างครับ เช่น ผมเป็นคนชอบเขียนหนังสือมาก ดังนั้นเพื่อจะได้พัฒนาฝีมือการเขียน ผมก็อยากจะเข้า course เรียนการเขียน

แต่ถ้าผมจะต้องไปสมัคร course เรียน แล้วต้องเดินทางไปเรียนในเมือง ซึ่งรถก็ติด ผมมาคิดดูแล้ว มันใช้เวลาเราไม่ใช่น้อย แค่ขับรถไปกลับ วันหนึ่งก็เกือบ 4 ชั่วโมงละ แล้ว ถ้า course มันหลายวัน มันก็อาจจะเสียเวลาไปพอสมควร ในกรณีนี้ เผอิญผู้สอนเข้ามี course online ให้เลือกเรียนได้ด้วย ผมจึงลงเรียน course online ซึ่งความเห็นผม คือคุณภาพแทบไม่ต่างจากการไปเรียนกับเจ้าตัวเลย แต่เราไม่ต้องเดินทาง ไม่ต้องเสียเวลา แถมเรียนในเวลาที่เราสะดวกได้อีกด้วย

ลองนำวิธีนี้ไปใช้ดูนะครับ ถ้ามีทางเลือก ที่ทำให้ได้ผลลัพธ์เท่ากัน เลือกทางเลือกที่ใช้เวลาเราน้อยที่สุดครับ

6. แบ่งงานให้คนอื่นทำ

ข้อนี้หลายคนไม่ค่อยได้คิดครับ เพราะคิดว่างานทั้งหมดเป็นงาน “ของเรา”

ใช่ครับ มันเป็นงานที่เราต้องทำให้เสร็จ แต่ไม่ได้หมายความว่า เราต้องเป็นคนทำคนเดียวนี่ครับ

ผมเชื่อว่า เราไม่ได้เก่งในทุกเรื่อง ดังนั้นเรื่องที่เราไม่เก่ง ไม่ถนัด เราไปให้คนที่เขาเก่ง เขาถนัด ทำดีกว่าครับ แล้วเอาเวลาที่เรามีไป Focus กับงานที่เราเก่งเราถนัดดีกว่า

มีคนเคยถามผมว่า เขียนหนังสือยังไง ได้ผลงานมาเรื่อย ๆ เลย ผมตอบแบบนี้ครับ คือส่วนหนึ่งมันเกิดจากความชอบของผมด้วย เลยไม่ได้รู้สึกว่าการเขียนหนังสือเป็น “งาน” แต่อีกส่วนก็คือ ผมเน้นในกระบวนการ “เขียน” ครับ เพราะมันเป็นสิ่งที่ผมถนัด พวกงานออกแบบปก งาน Graphic Design จะให้ไปเรียนรู้ ไปทำ ก็คงพอถูไถไปได้ แต่ผมไม่ทำครับ เพราะ ผมเชื่อว่ามีคนเก่งกว่าผม ทำงานพวกนี้ได้ดีกว่าผม

ดังนั้นผมจึงยอมจ้างเขาเหล่านั้น มาทำงานแบบนี้ให้ผมจะดีกว่าครับ เวลาที่ผมมี จึงสามารถนำไป Focus ในสิ่งที่ผมชอบและถนัดมากกว่า

7. รู้จักปฏิเสธ

ผมว่าในบรรดา 6 ข้อ ข้อนี้ยากที่สุดครับ คือสุดท้าย พอเราเก่ง มีความสามารถ ก็เป็นเรื่องปกติ ที่จะมีผู้คนเอางานมาให้เราทำ เรียกว่า มันจะเริ่มมี “โอกาส” เข้ามาในชีวิตมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งจริง ๆ เป็นสิ่งที่ดีนะครับ

แต่ถ้ามาถึงจุดหนึ่ง “โอกาส” เหล่านี้มันเริ่มหลั่งไหลเข้ามาเยอะ ๆ เข้า มันก็มักจะมาเบียดเบียนเวลาที่มีน้อยอยู่แล้วของเรา ให้มันน้อยลงไปอีก

ดังนั้นถ้าเราไม่รู้จักปฏิเสธ ใครให้ทำอะไร ทำมันหมด (เหมือนชีวิตผมในบางครั้งเลย 555) สุดท้าย เราจะไปทำงานอื่น ๆ ที่มันไม่ค่อยเกี่ยวกับเป้าหมายในชีวิตเรามากขึ้นเรื่อย ๆ ครับ ดังนั้น บางที เราอาจจะต้องเลือกทำบางอย่าง และปฏิเสธงานบางอย่างไป

ผมเข้าใจครับว่า บางงานมันก็ปฏิเสธยาก เพราะเราอาจจะเกรงใจคนที่ขอให้ทำ แต่ลองคิดแบบนี้ครับ ถ้าเรารับทำ แต่เราไม่มีเวลา ผลงานก็อาจจะไม่ดีพอ แล้วผลเสียก็จะเกิดกับคนที่ขอให้เราทำงานนั้นเองนะครับ

อย่างผม เวลามีคนมาเชิญบรรยาย แต่เป็นหัวข้อที่ไม่ได้อยู่ในความเชี่ยวชาญผม คือจริง ๆ ก็พอจะบรรยายได้แหละครับ แต่ต้องใช้เวลาเตรียมตัวมากทีเดียว แบบนี้ผมมักจะปฏิเสธไป ด้วยเหตุผลว่า ผมไม่ได้เชี่ยวชาญในเรื่องนี้ และผมถือว่าเป็น Win-Win นะครับ คือผมก็ไม่ต้องเสียเวลาไปเตรียมตัวในเรื่องที่ผมไม่ค่อยสนใจ และคนที่อยากให้ผมไปบรรยาย เขาจะได้เชิญคนที่เชี่ยวชาญในเรื่องนั้น ๆ โดยตรง ที่จะให้ความรู้ได้ดีกว่าผมอีก

นี่แหละครับ เป็นเทคนิคการจัดการเวลาที่ผมใช้อยู่เป็นประจำ หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับทุกท่านนะครับ

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho