ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ จัดลำดับความสำคัญ

ผู้บริหารในองค์กรมักจะมีความท้าทายอยู่อย่างหนึ่งเสมอคือความจำกัดของทรัพยากร แปลว่าจริง ๆ ไม่ใช่เขาไม่รู้วิธีทางแก้ไขปัญหาต่าง ๆ แต่ที่ทำไม่ได้ เพราะวิธีเหล่านั้นต้องใช้ทรัพยากรมากกว่าที่องค์กรมีอยู่ เช่น เรารู้ว่าถ้าโฆษณาแล้ว ยอดขายจะเพิ่มขึ้น แต่เราไม่ได้มีงบโฆษณามากมาย เรารู้ว่าถ้าเปลี่ยนเครื่องจักรใหม่แล้วการผลิตจะรวดเร็วขึ้น และของเสียลดลง แต่เครื่องจักรใหม่ก็แพงเหลือเกิน

นอกจากนั้น ปัญหาที่เกิดขึ้นกับองค์กรก็ไม่ได้ทยอยกันมา บางครั้งผู้บริหารเอง อาจจะต้องเจอปัญหาพร้อม ๆ กันหลาย ๆ เรื่อง แปลว่านอกจากเงิน เวลาที่เรามีอย่างจำกัดแล้ว ยังจะต้องนำมาแก้ไขปัญหาเหล่านี้ที่เข้ามาไม่หยุดหย่อนอีกต่างหาก

คำถามคือเราจะจัดการกับสิ่งนี้ได้อย่างไร หลายคนอาจจะเริ่มจากความตั้งใจที่ดีคือพยายามเอาเงินและเวลาอย่างจำกัดเหล่านั้นไปแก้ปัญหาทุกปัญหาที่เกิดขึ้นพร้อม ๆ กัน ถึงแม้ว่าวิธีนี้ดูเผิน ๆ แล้วเหมือนจะดี คืออยากจะแก้ทุกปัญหา แต่ส่วนใหญ่แล้วมักจะลงเอยโดยการที่ทั้งเงินและเวลาก็หมดไป แต่เราไม่สามารถแก้ไขได้เลยสักปัญหา

ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น คำตอบคือยิ่งเราเอาเงินและเวลาที่มีน้อยอยู่แล้ว ไปกระจายออกไป มันยิ่งแทบจะทำอะไรไม่ได้เลย เช่น สมมุติว่าเรามีปัญหา 10 เรื่อง ต้องใช้เงิน 100 ล้านบาทในการแก้ปัญหา แต่เรามีเงินแค่ 10 ล้านบาท แล้วเรายังเอาเงิน 10 ล้านบาท ไปหารด้วย 10 คือปัญหาแต่ละข้อได้งบประมาณในการแก้ไขแค่ 1 ล้านบาท คราวนี้เราน่าจะพอเห็นภาพว่า 1 ล้านบาทนั้น อาจจะทำอะไรแทบไม่ได้เลย เอาไปโฆษณาก็ยิงโฆษณาได้นิดเดียว ไม่เกิด Impact ใด ๆ เอาไปเปลี่ยนเครื่องจักร ก็อาจจะเปลี่ยนได้แค่อะไหล่บางส่วน ซึ่งก็อาจจะไม่ได้ช่วยอะไรอีกเช่นกัน

คำถามต่อไปคือ แล้วจะให้ทำอย่างไร เนื่องจากเงิน หรือ เวลามันมีอยู่แค่นี้ คำตอบอยู่ที่การจัดลำดับความสำคัญครับ มีหนังสือหลายเล่มมาก ๆ ที่พูดถึงกฎ 80/20 หรือ Pareto ซึ่งจะแปลความหมายง่าย ๆ คือ 20% ของสิ่งที่มีอยู่มักจะสร้างผลกระทบ 80% ของผลกระทบทั้งหมด ซึ่งกฎนี้สามารถประยุกต์ได้กับหลากหลายสถานการณ์ เช่น 20% ของลูกค้าทั้งหมดจะทำยอดขายได้ 80% ของยอดขายรวม หรือ 20% ของจำนวนปัญหาที่มี สร้างความเสียหายให้กับองค์กร 80% ของความเสียหายทั้งหมด

ดังนั้นกลับไปที่ตัวอย่างข้างต้น ถ้าเรามีปัญหา 10 เรื่อง ตามกฎ 80/20 ก็แสดงว่าอาจจะมีเพียงแค่ 2 เรื่องเท่านั้นที่จะทำความเสียหายได้ 80% ของความเสียหายทั้งหมด ดังนั้นเราจึงยังไม่จำเป็นต้องพยายามแก้ไขปัญหาทุกเรื่องที่เกิดขึ้นถ้าเราไม่มีเวลาและทรัพยากรเพียงพอ สิ่งที่เราต้องทำก่อนคือ จัดลำดับความสำคัญของปัญหา หา 2 เรื่องที่สำคัญมาก ๆ และเอาเวลาและงบประมาณมาใช้ในการแก้ปัญหาตรงนั้นก่อน ซึ่งถ้าเราทำสำเร็จแล้ว เราจะหยุดยั้งความเสียหายที่เกิดขึ้นไปได้แล้วถึง 80%

ถ้ายังมีเวลา มีเงินเหลือ ก็ค่อย ๆ ไล่ไปแก้ปัญหาที่มีความสำคัญรอง ๆ ลงไป ถ้าทำแบบนี้ ถึงแม้ว่าเราอาจจะยังไม่สามารถแก้ปัญหาทั้งหมดได้ในทีเดียว เนื่องจากทรัพยากรจำกัด แต่เราจะแก้ไขปัญหาที่สำคัญได้หมด ซึ่งดีกว่าความพยายามจะแก้ปัญหาทั้งหมดในเวลาเดียวกัน

บางทีผู้บริหารที่นำองค์กรประสบความสำเร็จหรือประสบความล้มเหลว อาจจะไม่ได้ต่างกันเรื่องความรู้ความสามารถใด ๆ เลย แต่จุดต่างอยู่เพียงแค่การจัดลำดับความสำคัญเท่านั้นครับ อะไรที่เรามีจำกัดคิดให้เยอะ ๆ ก่อนใช้นะครับ

ข้อคิดที่ 11 จัดการเวลาให้ดี Focus ในสิ่งที่สำคัญก่อน

ติดตามผลงานอื่น ๆ ได้ทาง Page Nopadol’s Story หรือ Nopadol’s Story Podcast ใน Podbean Soundcloud Apple Podcast Spotify YouTube หรือ Blockdit