ยิ่งประชุมมาก ยิ่งทำงานน้อย

ผมว่าหลายคนคงเคยอยู่สถานการณ์แบบนี้ คือ ในแต่ละวันมีการประชุมเต็มไปหมด มันเยอะซะจน แทบจะไม่มีเวลาทำงาน สิ่งที่น่าประหลาดใจคือทำไม เราถึงมีการประชุมเยอะแยะขนาดนี้ ผมขอแบ่งลักษณะของที่มาของการประชุม ดังต่อไปนี้ครับ

อย่างแรก คือ ประชุมที่ทำกันปกติ

คือพวกประชุมประจำสัปดาห์ ประจำเดือนอะไร ประมาณนั้น ประชุมในรูปแบบนี้ เราประชุม เพราะมันเคยประชุมกันแบบนี้มาตั้งนานแล้ว พวกการประชุมประจำฝ่ายงานหลาย ๆ ครั้งก็เป็นแบบนี้ ก็เราเคยประชุมกันทุกเช้าวันจันทร์ไง เพราะฉะนั้น พอถึงเช้าวันจันทร์ เราก็เลยต้องมาเจอกัน เชื่อไหมครับ บางทีเรื่องที่ประชุมยังไม่มีเลย ก็ยังต้องมาประชุมกัน

อย่างที่สอง ประชุมเพื่อแก้ปัญหา

อันนี้ ฟังดูดีขึ้นมาหน่อย คือ ก็มันมีปัญหาไง ก็เลยต้องนัดประชุมเพื่อแก้ปัญหา แต่เอาเข้าจริงแล้ว หลาย ๆ ครั้ง การประชุมแบบนี้ มันไม่ได้ช่วยแก้ปัญหา แต่มันออกไปทาง ซื้อเวลาซะมากกว่า คือ พูดง่าย ๆ คือ อะไรที่เรายังไม่อยากแก้ เราก็ต้องคณะกรรมการมาศึกษาก่อน และก็ประชุมกันไปเรื่อย ๆ คือมันยังคิดไม่ออก ก็ประชุมกันไป เพราะฉะนั้นในหลาย ๆ องค์กร เราจะเห็นคณะกรรมการผุดขึ้นราวกับดอกเห็ด ใครร้องเรียนเรื่องอะไร ก็ตั้งคณะกรรมการมาศึกษา แบบนี้ วัน ๆ เราก็จะมีแต่งานประชุมล้วน ๆ ไม่ต้องทำงานทำการกันล่ะ

อย่างที่สาม ประชุมเพื่อแจ้งข่าวสาร

อันนี้ก็เป็นรูปแบบการประชุมที่ในความเห็นของผม คือ มันเสียเวลามาก คือมาถึงก็คุยเรื่อง “แจ้งเพื่อทราบ” เป็นชั่วโมง ถ้าจะแค่แจ้งเพื่อทราบเนี่ย ส่ง email มาก็ได้ หรือจะเป็น Line Facebook บันทึก เรามีตั้งหลายช่องทางนะครับ ทำไมต้องมาเสียเวลามาเจอหน้ากัน และแจ้งข่าวสารเหล่านี้ ซึ่งหลาย ๆ ข่าวที่แจ้ง บางทีคนที่เข้าประชุมก็รู้มาก่อนหน้านั้นแล้วด้วยซ้ำไป

อย่างสุดท้าย ประชุมเพื่อหาข้อตกลง

เช่น ประชุมเพื่อเลือกหัวหน้า ประชุมเพื่อเลือกตัวแทน ในการประชุมทั้งหมด ผมว่าอันนี้ ดูเข้าท่าที่สุด เพราะก่อน ที่เลือกหัวหน้า หรือตัวแทน คนที่ถูกเลือก หรือ คนที่จะไปเลือกเขา ก็อาจจะมีข้อคำถามที่อยากถาม หรือ อยากตอบ การประชุมที่เจอหน้ากันมันจะทำให้การสื่อสารทำได้ง่ายกว่า อย่างไรก็ตาม ขออย่างเดียว คือสุดท้ายควรจะได้ข้อตกลงออกมานะครับ ไม่งั้น ก็เข้าอีหรอบเดิม ก็คือ ประชุมกันไม่รู้จักหยุดหย่อน

จริง ๆ ก็ไม่ได้ต่อต้านการประชุมทุกประเภทหรอกนะครับ แต่อยากให้เราใช้เวลาอย่างคุ้มค่ามากที่สุด จริง ๆ คำถามอันหนึ่งที่สามารถนำไปเช็คได้ว่าการประชุมนั้นมันมีคุณค่าหรือเปล่าคือคำถามที่ว่า

“หลังจากประชุมแล้ว เราได้ความรู้ใหม่ ๆ อะไรบ้าง หรือ เราได้ข้อตกลงอะไรที่เป็นประโยชน์บ้าง”

ถ้าตอบคำถามข้อนี้ไม่ได้ ผมว่าเราป่วยการที่จะประชุมครับ เสียเวลาเปล่า ๆ เพราะเวลาทั้งหมดมันจำกัดจริงไหมครับ ยิ่งเราประชุมกันมากเท่าไร ก็แปลว่า เวลาทำงานเราน้อยลงไปเท่านั้น

Jeff Bezos ผู้ก่อตั้ง Amazon ซึ่งปัจจุบันคือผู้ค้าปลีกระดับยักษ์ใหญ่ของโลก ได้ตั้งกฎที่เรียกว่า Two Pizza Rule ขึ้นมา กฎนี้บอกว่า เราไม่ควรมีการประชุมใดที่ เวลาเลี้ยงอาหารแล้วใช้ Pizza เกิน 2 ถาด พูดง่าย ๆ ก็คือ ไม่ควรจะมีคนจำนวนมากมาประชุมร่วมกัน เพราะคนยิ่งมาก ประโยชน์ยิ่งน้อย

ก็ไม่รู้ว่า จะทำอย่างไรให้เกิดขึ้นในองค์กรต่าง ๆ นะครับ เอาเป็นว่า ถ้าจะประชุม ขอให้มันจำเป็นจริง ๆ น่าจะดีที่สุดครับ

ปล. ขณะที่เขียนเรื่องนี้อยู่ มีประชุมประมาณ 3 ชั่วโมงต่อวัน 5 วันต่อสัปดาห์ครับ 555

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho